Hướng dẫn cấu hình Quy trình phê duyệt và điều kiện đi kèm khi nhân viên gửi yêu cầu.

Tóm tắt nội dung

Mỗi công ty thường có quy định rõ ràng về việc duyệt các loại đơn xin nghỉ, tăng ca, xin đi muộn/về sớm,… cho nhân viên (VD: Đơn xin nghỉ phải qua 2 cấp phê duyệt là quản lý bộ phận rồi mới đến quản lý điểm bán hàng). Để có thể kiểm soát được việc này cũng như đáp ứng nhu cầu phê duyệt qua nhiều cấp, HRM bổ sung tính năng thiết lập quy trình duyệt đơn nhiều cấp cho từng loại yêu cầu.

HRM sẽ hỗ trợ tính năng phê duyệt nhiều loại yêu cầu theo nhiều cấp bậc tùy vào quy chế công ty bạn. Ví dụ: Quy chế công ty bạn khi nhân viên xin đi muộn sẽ cần phê duyệt qua 3 cấp là QL bộ phận → QL điểm bán hàng → QL nhân sự.
Như vậy hệ thống sẽ hỗ trợ bạn cấu hình duyệt theo 3 cấp này, có thể duyệt theo từng cấp 1 hoặc duyệt vượt cấp.
TH1: Theo đúng từng cấp từ QLBP → QLĐBH → QLNS
TH2: Khi có cấp cao hơn duyệt yêu cầu → auto pass qua cấp dưới.

Ngoài ra đây là quy trình phê duyệt được định nghĩa theo Chức danh gửi yêu cầu. Ví dụ bạn có 1 yêu cầu nhưng 2 loại quy trình duyệt:
1. Nhân viên gửi yêu cầu -> Quản lý bộ phận duyệt lần 1 -> Quản lý chi nhánh duyệt lần 2 là lần cuối. Thì cần cấu hình Loại yêu cầu đó do chức danh nhân viên gửi.
2. Quản lý bộ phận gửi yêu cầu -> QL chi nhánh duyệt lần 1 -> QL nhân sự duyệt lần 2 là lần cuối, thì khi đó cùng với loại yêu cầu đó phải cấu hình thêm chức danh gửi yêu cầu là QLBP.

Thao tác trên phần mềm như sau:

Giao diện Web

Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Danh mục → Quy trình phê duyệt

Bước 2: Chọn vào từng mục Quy trình ( Ví dụ: Quy trình Xin ra ngoài trong ca) bạn muốn cấu hình các cấp duyệt cho chức danh Nhân viên → Chọn vào nút bút chì để sửa, do quy trình phê duyệt của cấp nhân viên đã được cài đặt mặc định trên hệ thống.
Còn nếu bạn muốn cấu hình quy trình duyệt cho chức danh khác, thì chọn vào nút Thêm mới để thêm quy trình mới cho loại yêu cầu đó.

Bước 3: Chọn vào dấu cộng để thêm các cấp duyệt, dựa vào mô hình hoạt động của công ty bạn có quy chế duyệt bao nhiêu cấp → Chọn dấu + để thêm cấp duyệt, mỗi lần thêm cấp, bạn vui lòng chọn vào dấu + để lặp lại thao tác.

Ví dụ: Quy trình Xin ra ngoài trong ca của nhân viên sẽ có 2 cấp là QLCN đồng ý, sau đó đến Chủ thương hiệu đồng ý thì yêu cầu đó sẽ được xác định là đã được chấp nhận. Bạn cần cấu hình: Cấp 1: Quản lý chi nhánh -> Cấp 2: Chủ thương hiệu. Chọn các cấp nhận thông báo để tiện theo dõi, ví dụ chọn QL bộ phận không được duyệt nhưng nhận yêu cầu để tiện theo dõi.

Lưu ý : Riêng yêu cầu Đổi ca/ Nhờ làm thay Cấp 1 phải có chức danh nhân viên. Do 2 loại yêu cầu này cần đối tượng được nhờ làm thay/đổi ca phải đồng ý với người gửi yêu cầu, sau đó mới đến các cấp duyệt tiếp theo.

Cấp PHÊ DUYỆT.

Chức danh Phê duyệt: Các chức danh có quyền phê duyệt yêu cầu này ở Cấp 1
Loại trừ nhân viên: Có thể loại trừ các nhân viên ở role có quyền phê duyệt. VD: Quyền phê duyệt là chức danh Quản lý điểm bán hàng, tuy nhiên điểm bán A có 2 quản lý, bạn muốn chỉ có 1 quản lý có quyền phê duyệt yêu cầu này thôi. Bạn có thể chọn tài khoản quản lý 2 bị loại bỏ tại đây.

Cấp NHẬN THÔNG BÁO

Chức danh nhận thông báo: Các chức danh có quyền nhận thông báo khi nhân viên gửi yêu cầu này ở Cấp 1
Loại trừ nhân viên: những nhân viên bị chọn ở danh sách này sẽ không nhận được thông báo khi yêu cầu được gửi/ được duyệt.

Có thể bỏ qua bước này: tính năng này dành cho cấu hình duyệt yêu cầu từ 2 cấp trở lên. Ví dụ: Cấp 1 là quản lý bộ phận duyệt và Cấp 2 là do quản lý điểm bán hàng duyệt. Nếu bật tính năng ” Có thể bỏ qua bước này ở Cấp 1″, thì khi yêu cầu của nhân viên được cấp 2: QLĐBH duyệt là auto pass qua cấp 1 luôn không cần chờ cấp 1: QLBP duyệt nữa. Nếu tắt, yêu cầu này phải chờ duyệt theo từng cấp.

Bước 4: Cấu hình các điều kiện đi kèm khi nhân viên gửi yêu cầu:

Với các yêu cầu Xin đi muộn/ Xin về sớm/ Xin bổ sung chấm công sẽ có cấu hình kèm điều kiện như:

1. Xin đi muộn

Số lần đi muộn tối đa trong tháng: Trong một tháng, nhân viên chỉ được phép tạo yêu cầu xin đi muộn tối đa số lần mà bạn cho phép dưới đây dù yêu cầu đó có được người phụ trách phê duyệt hay không.
Chỉ được phép gửi yêu cầu khi chưa đến thời gian bắt đầu ca: Khi bật tính năng này lên, nếu đã qua thời gian bắt đầu ca làm việc → nhân viên sẽ không thể gửi yêu cầu xin đi muộn nữa.
Yêu cầu upload hình ảnh khi xin phép: Người gửi yêu cầu là người cần phải update ảnh. Ví dụ: Với yêu cầu xin đi muộn có 2 cấp duyệt là Cấp 1: QLĐBH -> Cấp 2 là QLNS thì cấp gửi yêu cầu được hệ thống chỉ định là cấp gửi yêu cầu ở đây là Nhân viên và QLĐBH. Nhân viên đính kèm ảnh gửi đến QLĐBH, QLĐBH đính kèm ảnh trích xuất camera gửi đến QLNS.

2. Xin về sớm

Số lần về sớm tối đa trong tháng: Trong một tháng, nhân viên chỉ được phép tạo yêu cầu xin về sớm tối đa số lần mà bạn cho phép dưới đây dù yêu cầu đó có được người phụ trách phê duyệt hay không.
Chỉ được phép gửi yêu cầu khi chưa đến thời gian kết thúc ca: Khi bật tính năng này lên, nếu đã qua thời gian kết thúc ca làm việc → nhân viên sẽ không thể gửi yêu cầu xin đi về sớm nữa.
Yêu cầu upload hình ảnh khi xin phép: Người gửi yêu cầu là người cần phải update ảnh. Ví dụ: Với yêu cầu xin về sớm có 2 cấp duyệt là Cấp 1: QLĐBH → Cấp 2 là QLNS thì cấp gửi yêu cầu được hệ thống chỉ định là cấp gửi yêu cầu ở đây là Nhân viên và QLĐBH. Nhân viên đính kèm ảnh gửi đến QLĐBH, QLĐBH đính kèm ảnh trích xuất camera gửi đến QLNS.

3. Xin nghỉ ngày

Chỉ được phép gửi yêu cầu trước ngày nghỉ: Khi bật tính năng này lên, nếu đã tới ngày xin nghỉ sẽ không xin phép được nữa. Kèm theo điều kiện nâng cao:
– Tổng số ngày xin nghỉ là xx ngày thì cần xin phép trước yy ngày.
– Ví dụ: Nhân viên A muốn xin nghỉ phép 5 ngày ( 15-20/8) để làm đám cưới, cần xin phép chủ trước ít nhất 2 ngày – xin trước ngày 13/8.
Yêu cầu upload hình ảnh khi xin phép: Người gửi yêu cầu là người cần phải update ảnh. Ví dụ: Với yêu cầu xin nghỉ phép có 2 cấp duyệt là Cấp 1: QLĐBH -> Cấp 2 là QLNS thì cấp gửi yêu cầu được hệ thống chỉ định là cấp gửi yêu cầu ở đây là Nhân viên và QLĐBH. Nhân viên đính kèm ảnh gửi đến QLĐBH, QLĐBH đính kèm ảnh trích xuất camera gửi đến QLNS.

4. Xin nghỉ ca

Chỉ được phép gửi yêu cầu khi chưa đến thời gian bắt đầu ca: Khi bật tính năng này lên, nếu đã qua thời gian bắt đầu ca làm việc → nhân viên sẽ không thể gửi yêu cầu xin nghỉ ca nữa.
Yêu cầu upload hình ảnh khi xin phép: Người gửi yêu cầu là người cần phải update ảnh. Ví dụ: Với yêu cầu xin nghỉ phép có 2 cấp duyệt là Cấp 1: QL chi nhánh → Cấp 2 là QLNS thì cấp gửi yêu cầu được hệ thống chỉ định là cấp gửi yêu cầu ở đây là Nhân viên và QL chi nhánh. Nhân viên đính kèm ảnh gửi đến QL chi nhánh, QL chi nhánh đính kèm ảnh trích xuất camera gửi đến QLNS.

5. Duyệt chấm công

Các yêu cầu phê duyệt từ nhân viên: duyệt bổ sung chấm công, duyệt chấm công ca phát sinh, duyệt sửa giờ chấm công sẽ theo quy trình này. Lưu ý: Nếu ca phát sinh không bật áp dụng quy trình phê duyệt thì vẫn theo quy trình cũ nhân viên chấm sẽ gửi lên quản lý chi nhánh duyệt.
Quy trình phê duyệt Chấm công mặc định của hệ thống sẽ áp dụng cho chức danh nhân viên, bạn có thể chỉnh sửa các cấp duyệt và các cấu hình liên quan. Và mọi yêu cầu liên quan đến bổ sung/ sửa công đều theo quy trình. Áp dụng cả nhân viên tạo yêu cầu bổ sung, chấm công ca phát sinh hay quản lý tạo bổ sung/sửa công cho nhân viên trên bảng chấm công/ tính năng bổ sung chấm công.
Ví dụ: Cấp 1 là QL chi nhánh duyệt → Cấp 2 là Chủ duyệt, thì cả khi quản lý sửa công/ thêm công cho nhân viên trên bảng chấm công thì đều ở trạng thái chờ duyệt. Khi chủ thương hiệu duyệt, công mới được ghi nhận.
Trước đây, các yêu cầu bổ sung chấm công, chấm công ca phát sinh, sửa giờ công của quản lý chi nhánh sẽ do họ chủ động thao tác mà không cần qua quy trình. Tuy nhiên, nếu bạn cấu hình quy trình Duyệt chấm công cho riêng chức danh Quản lý chi nhánh, tất cả yêu cầu thêm, sửa công của chức danh này sẽ theo quy trình bạn cấu hình. Cách cấu hình như trong bước 5.

Số lần chấm công ca phát sinh trong tháng: Số lần nhân viên được chấm công bằng ca phát sinh, nếu quá thì nhân viên không chấm công được ca phát sinh nữa. Không nhập vào thì sẽ là chấm bao nhiêu lần cũng được
Số lần xin bổ sung tối đa trong tháng: Nhân viên chỉ được phép gửi yêu cầu đến người phụ trách tối đa số lần mà bạn cấu hình ở đây. Ví dụ: 1 tháng công ty bạn chỉ cho phép nhân viên gửi yêu cầu bổ sung chấm công tối đa 10 lần – cấu hình 10.
Áp dụng quy trình cho chấm công ca phát sinh: Logic cũ chấm công ca phát sinh mặc định gửi yêu cầu về quản lý chi nhánh duyệt hoặc chủ duyệt 1 cấp. Nếu bật cấu hình này, thì ca phát sinh sẽ ăn theo luồng quy trình phê duyệt ứng với chức danh được cấu hình
Chỉ được phép gửi yêu cầu sau thời gian kết thúc ca: Khi bật cấu hình này lên, nhân viên sẽ không được phép gửi yêu cầu bổ sung chấm công trước, chỉ khi nào kết thúc ca đó hệ thống mới cho phép gửi.
Yêu cầu upload ảnh khi xin phép: khi nhân viên gửi yêu cầu bắt buộc phải đính kèm ảnh. Cách cung cấp ảnh: Chụp trực tiếp hoặc Update ảnh trong thư viện. Tùy bạn chọn theo nhu cầu kiểm soát của công ty.

Bước 5: Cấu hình các chức danh khác khi gửi yêu cầu ( ngoài các quy trình mặc định của cấp gửi yêu cầu là nhân viên)

1. Chọn Thêm mới:

2. Chọn quy trình phê duyệt cho loại yêu cầu mà bạn muốn cấu hình cho các chức danh khác
– Chọn loại yêu cầu
– Chọn chức danh gửi yêu cầu ( VD: Quản lý chi nhánh, Quản lý bộ phận)
– Cấu hình các cấp phê duyệt tương tự như bước 2 và các cấu hình liên quan

Bước 6: Sau khi cấu hình xong toàn bộ cấp duyệt, bấm Lưu để hoàn thành công việc

Giao diện App

Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Danh mục → Quy trình phê duyệt
Bước 2: Chọn vào từng mục Quy trình ( Ví dụ: Quy trình Xin ra ngoài trong ca) bạn muốn cấu hình các cấp duyệt cho chức danh Nhân viên → Chọn vào nút bút chì để sửa, do quy trình phê duyệt của cấp nhân viên đã được cài đặt mặc định trên hệ thống.
Còn nếu bạn muốn cấu hình quy trình duyệt cho chức danh khác, thì chọn vào nút Thêm mới để thêm quy trình mới cho loại yêu cầu đó.
Bước 3: Chọn vào dấu cộng để thêm các cấp duyệt, dựa vào mô hình hoạt động của công ty bạn có quy chế duyệt bao nhiêu cấp

Lưu ý 1: Riêng yêu cầu Đổi ca/ Nhờ làm thay Cấp 1 phải có chức danh nhân viên. Do 2 loại yêu cầu này cần đối tượng được nhờ làm thay/đổi ca phải đồng ý với người gửi yêu cầu, sau đó mới đến các cấp duyệt tiếp theo.

Cấp PHÊ DUYỆT.

Chức danh Phê duyệt: Các chức danh có quyền phê duyệt yêu cầu này ở Cấp 1
Loại trừ nhân viên: Có thể loại trừ các nhân viên ở role có quyền phê duyệt. VD: Quyền phê duyệt là chức danh Quản lý điểm bán hàng, tuy nhiên điểm bán A có 2 quản lý, bạn muốn chỉ có 1 quản lý có quyền phê duyệt yêu cầu này thôi. Bạn có thể chọn tài khoản quản lý 2 bị loại bỏ tại đây.

Cấp NHẬN THÔNG BÁO

Chức danh nhận thông báo: Các chức danh có quyền nhận thông báo khi nhân viên gửi yêu cầu này ở Cấp 1
Loại trừ nhân viên: những nhân viên bị chọn ở danh sách này sẽ không nhận được thông báo khi yêu cầu được gửi/ được duyệt.

Lưu ý 2: Với các yêu cầu Xin đi muộn/ Xin về sớm/ Xin bổ sung chấm công sẽ có tính năng yêu cầu phải đính kèm ảnh khi gửi yêu cầu

Khi bật tính năng này lên, nhân viên cần phải cập nhật lên bản App mới nhất 2.8.3 mới có thể update ảnh khi gửi yêu cầu.
Người gửi yêu cầu là người cần phải update ảnh. Ví dụ: Với yêu cầu xin đi muộn có 2 cấp duyệt là Cấp 1: QLĐBH -> Cấp 2 là QLNS thì cấp gửi yêu cầu được hệ thống chỉ định là cấp gửi yêu cầu ở đây là Nhân viên và QLĐBH. Nhân viên đính kèm ảnh gửi đến QLĐBH, QLĐBH đính kèm ảnh trích xuất camera gửi đến QLNS.

Bước 4: Cấu hình các điều kiện đi kèm khi nhân viên gửi yêu cầu:

Với các yêu cầu Xin đi muộn/ Xin về sớm/ Xin bổ sung chấm công sẽ có cấu hình kèm điều kiện như: