Phiếu cộng tiền/trừ tiền có hai loại:
- Loại phiếu tự định nghĩa ( quy chế công ty): Công ty bạn đã có những mức thưởng/ phạt cố định theo quy chế của công ty ( Ví dụ : phạt không mặc đồng phục mặc định là 200.000vnđ hay thưởng nhân viên xuất sắc của tháng là 100.000vnđ..). Bạn có thể khai báo các loại phiếu mặc định này, khi tạo phiếu cộng tiền/ trừ tiền cho nhân viên bạn sẽ không mất thêm thao tác điền giá trị tiền cộng/ trừ nữa.
- Các loại phiếu thưởng/ phạt hay cộng/trừ tiền phát sinh khác.
Giao diện Web:
Bước 1: Khai báo phiếu cộng tiền/trừ tiền TỰ ĐỊNH NGHĨA (Nếu công ty bạn không có loại phiếu này, có thể bỏ qua bước này)
- Trên thanh tác vụ chọn Cấu hình tính lương → Phiếu cộng tiền/ Phiếu trừ tiền → Thêm mới → Thêm thủ công:
- Chọn loại phiếu cộng/trừ tiền tự định nghĩa → Chọn vào Tạo phiếu cộng/trừ tiền tự định nghĩa
3. Điền đủ thông tin trong mẫu tạo phiếu:
+ Chọn chi nhánh: Bạn cần chọn chi nhánh được phép áp dụng mẫu thưởng-phạt tự định nghĩa này, bạn có thể chọn một,một vài hoặc cho áp dụng tại tất cả các chi nhánh
+ Loại phiếu : Bạn có thể chọn phần phiếu mặc định này là loại phiếu cộng tiền/phiếu trừ tiền tự định nghĩa
+ Tên phiếu cộng tiền/ trừ tiền: Bạn có thể điền tên các phiếu tự định nghĩa đó tại đây
+ Số tiền được cộng/ bị trừ: điền số tiền bạn muốn cộng/ trừ cho loại phiếu này.
+ Ghi chú: Thông tin chi tiết về loại phiếu mặc định này bạn có thể ghi tại đây. Sau đó chọn Đồng ý để hoàn thành công việc khai báo.
Bước 2: Tạo phiếu cộng tiền/trừ tiền cho nhân viên:
Có 2 cách tạo phiếu cộng/trừ tiền
1. Tạo trực tiếp trong bảng lương hoặc tạo ở tính năng phiếu cộng tiền/trừ tiền.
2. Import bằng file excel.
CÁCH 1: TẠO PHIẾU CỘNG TIỀN/TRỪ TIỀN TRÊN PHẦN MỀM
1. Trên thanh tác vụ chọn mục Lương → Phiếu cộng tiền hoặc Phiếu trừ tiền → Thêm mới
2. Thêm mới phiếu cộng/ trừ tiền:
2.1. Phiếu cộng tiền:
+ Chọn chi nhánh : Chọn chi nhánh/ công ty để thêm phiếu cộng tiền.
Chi nhánh: chi nhánh mà bạn chọn sẽ được hạch toán khoản tiền này
Công ty: khoản tiền này sẽ hạch toán tại bảng lương theo công ty
+ Loại phiếu cộng tiền: Tại đây bạn có thể chọn các loại phiếu cộng tiền mà bạn muốn:
- Phiếu thưởng: Trong trường hợp bạn muốn thưởng tiền cho nhân viên để khích lệ tinh thần như nhân viên xuất sắc, nhân viên chuyên cần của tháng vv.. thì có thể chọn lại cộng tiền là PHIẾU THƯỞNG
- Phiếu cộng tiền khác: Dùng trong các trường hợp bạn muốn hỗ trợ tiền cho nhân viên như thăm hỏi nhân viên đau ốm, thăm hỏi gia đình vv
- Phiếu cộng tiền tự định nghĩa: Là các loại phiếu cộng tiền mà bạn đã khai báo sẵn trước đó,
+ Nhân viên : Chọn một hoặc nhiều nhân viên.
+ Cộng tiền cho: Chọn ngày/ chu kỳ lương mà bạn muốn cộng tiền cho nhân viên
+ Số tiền cộng :
→ Cộng thẳng giá trị tiền
→ Cộng theo giá trị % lương của ngày được cộng. (Lương được tính theo công làm thuần của nhân viên không bao gồm thưởng, phạt và phụ cấp)
+ Ghi chú: Ghi chú này sẽ hiển thị trên ứng dụng của nhân viên, giải thích khoản cộng tiền/ trừ tiền mà họ được nhận.
+ Đính kèm ảnh: Hệ thống cho phép đính kèm ảnh, nhân viên sẽ nhìn thấy ảnh đính kèm khi nhận được phiếu cộng tiền.
2.2 Thêm mới phiếu trừ tiền:
+ Chọn điểm chi nhánh: Chọn chi nhánh/ công ty.
Chi nhánh: chi nhánh mà bạn chọn sẽ được hạch toán khoản tiền này
Công ty: khoản tiền này sẽ hạch toán tại bảng lương theo công ty
+ Loại phiếu trừ tiền: Tại đây bạn có thể chọn các loại phiếu trừ tiền mà bạn muốn:
- Phiếu phạt: Trong trường hợp bạn phạt tiền nhân viên do vi phạm quy chế công ty có thể tạo phiếu phạt để trừ tiền.
- Phạt trang phục: Dùng để phạt nhân viên quên không mặc đồng phục.
- Phiếu trừ tiền khác: Các loại trừ phát sinh bất chợt, bạn có thể dùng loại trừ tiền này.
- Phiếu trừ tiền tự định nghĩa: Là các loại phiếu trừ tiền mà bạn đã khai báo sẵn trước đó.
+ Nhân viên : Chọn một hoặc nhiều nhân viên.
+ Trừ tiền cho: Chọn ngày/ chu kỳ lương mà bạn muốn cộng tiền cho nhân viên
+ Số tiền trừ :
→ Trừ thẳng giá trị tiền
→ Trừ theo giá trị % lương của ngày công bị trừ. ( Lương được tính theo công làm thuần của nhân viên không bao gồm thưởng, phạt và phụ cấp)
+ Ghi chú: Ghi chú này sẽ hiển thị trên ứng dụng của nhân viên, giải thích khoản cộng tiền/ trừ tiền mà họ được nhận.
+ Đính kèm ảnh: Hệ thống cho phép đính kèm ảnh, nhân viên sẽ nhìn thấy ảnh đính kèm khi nhận được phiếu trừ tiền.
Bước 3: Bấm đồng ý để tạo phiếu cộng tiền/ trừ tiền cho nhân viên.
CÁCH 2: IMPORT PHIẾU CỘNG TIỀN/ TRỪ TIỀN BẰNG FILE EXCEL VÀO HỆ THỐNG:
Trong trường hợp bạn cần tạo phiếu cộng tiền/trừ tiền cho toàn bộ nhân viên điểm bán hoặc một nhóm đông nhân viên, bạn có thể sử dụng tính năng import phiếu cộng tiền/trừ tiền bằng file excel vào hệ thống. Cách làm như sau:
Bước 1: Bạn cần định nghĩa xem loại phiếu mà bạn muốn import vào hệ thống là phiếu cộng/trừ tiền, phiếu thưởng/phạt hay loại phiếu tự định nghĩa.
Bước 2: Trên thanh tác vụ chọn mục Cấu hình tính lương → Phiếu cộng tiền hoặc Phiếu trừ tiền → Chọn Thêm từ Excel.
1. Phiếu cộng tiền
Chọn và điền đủ thông tin vào ô dưới đây:
+ Chọn chi nhánh: Chi nhánh/ Công ty.
Chi nhánh: chi nhánh mà bạn chọn sẽ được hạch toán khoản tiền này
Công ty: khoản tiền này sẽ hạch toán tại bảng lương theo công ty
+ Loại phiếu cộng tiền: Tại đây bạn có thể chọn các loại phiếu cộng tiền mà bạn muốn:
- Phiếu thưởng: Trong trường hợp bạn muốn thưởng tiền cho nhân viên để khích lệ tinh thần như nhân viên xuất sắc, nhân viên chuyên cần của tháng vv.. thì có thể chọn lại cộng tiền là PHIẾU THƯỞNG
- Phiếu cộng tiền khác: Dùng trong các trường hợp bạn muốn hỗ trợ tiền cho nhân viên như thăm hỏi nhân viên đau ốm, thăm hỏi gia đình vv
- Phiếu cộng tiền tự định nghĩa: Là các loại phiếu cộng tiền mà bạn đã khai báo sẵn trước đó
+ Cộng tiền cho: Chọn ngày/ chu kỳ lương mà bạn muốn cộng tiền cho nhân viên
+ Số tiền cộng :
→ Cộng thẳng giá trị tiền
→ Cộng theo giá trị % lương của ngày được cộng.( Lương được tính theo công làm thuần của nhân viên không bao gồm thưởng, phạt và phụ cấp)
+ Ghi chú: Ghi chú này sẽ hiển thị trên ứng dụng của nhân viên, giải thích khoản cộng tiền/ trừ tiền mà họ được nhận.
+ Tải file excel mẫu và điền số tiền/% lương mà nhân viên nhận được và import vào hệ thống -> điền giá trị được cộng trong file excel (nếu cộng tiền thì điền giá trị tiền, % điền giá trị % – dưới dạng số không kèm các ký tự đặc biệt như đ,.,,$) → Import file dữ liệu
+ Chọn tải file lên → Thêm phiếu cộng tiền để hoàn thành công việc.
2. Phiếu trừ tiền:
+ Chọn chi nhánh: Chi nhánh/ Công ty.
Chi nhánh: chi nhánh mà bạn chọn sẽ được hạch toán khoản tiền này
Công ty: khoản tiền này sẽ hạch toán tại bảng lương theo công ty
+ Loại phiếu trừ tiền: Tại đây bạn có thể chọn các loại phiếu trừ tiền mà bạn muốn:
- Phiếu phạt: Trong trường hợp bạn phạt tiền nhân viên do vi phạm quy chế công ty có thể tạo phiếu phạt để trừ tiền.
- Phạt trang phục: Dùng để phạt nhân viên quên không mặc đồng phục.
- Phiếu trừ tiền khác: Các loại trừ phát sinh bất chợt, bạn có thể dùng loại trừ tiền này.
- Phiếu trừ tiền tự định nghĩa: Là các loại phiếu trừ tiền mà bạn đã khai báo sẵn trước đó.
+ Trừ tiền cho: Chọn ngày/ chu kỳ lương mà bạn muốn cộng tiền cho nhân viên
+ Số tiền trừ :
→ Trừ thẳng giá trị tiền
→ Trừ theo giá trị % lương của ngày công bị trừ. ( Lương được tính theo công làm thuần của nhân viên không bao gồm thưởng, phạt và phụ cấp)
+ Ghi chú: Ghi chú này sẽ hiển thị trên ứng dụng của nhân viên, giải thích khoản cộng tiền/ trừ tiền mà họ được nhận.
+ Tải file excel mẫu và điền số tiền/% lương mà nhân viên bị trừ và import vào hệ thống → điền giá trị bị trừ trong file excel ( nếu cộng tiền thì điền giá trị tiền, % điền giá trị % – dưới dạng số không kèm các ký tự đặc biệt như đ,.,,$) → Import file dữ liệu
+ Chọn tải file lên → Thêm phiếu trừ tiền để hoàn thành công việc
CÁCH 3: TẠO PHIẾU CỘNG TIỀN/TRỪ TIỀN TRÊN BẢNG LƯƠNG:
Bước 1: Vào phần Bảng lương → Bảng Lương theo chi nhánh.
Bước 2: Chọn chi nhánh + kỳ lương bạn muốn tạo phiếu cộng/trừ tiền
Bước 3: Chọn vào tên nhân viên bạn muốn tạo phiếu → Bấm vào dấu cộng ở ô cộng tiền hoặc trừ tiền để tạo phiếu
Bước 4: Cách thức tạo phiếu cộng tiền/ trừ tiền tương tự như Cách 1 đã hướng dẫn ở trên.
Giao diện App:
Bước 1: Nếu công ty bạn có loại phiếu cộng tiền/ trừ tiền mặc định, bạn cần khai báo các loại phiếu mặc định đó như sau:
1. Trên thanh tác vụ chọn Cấu hình tính lương → Phiếu cộng tiền/ Phiếu trừ tiền → Thêm mới
2. Chọn loại phiếu cộng/trừ tiền tự định nghĩa → Chọn vào Tạo phiếu cộng/trừ tiền tự định nghĩa
3. Điền đủ thông tin trong mẫu tạo phiếu
+ Chọn chi nhánh: Bạn cần chọn chi nhánh được phép áp dụng mẫu thưởng-phạt tự định nghĩa này, bạn có thể chọn một,một vài hoặc cho áp dụng tại tất cả các chi nhánh
+ Loại phiếu : Bạn có thể chọn phần phiếu mặc định này là loại phiếu cộng tiền/phiếu trừ tiền tự định nghĩa
+ Tên phiếu cộng tiền/ trừ tiền: Bạn có thể điền tên các phiếu tự định nghĩa đó tại đây
+ Số tiền được cộng/ bị trừ: điền số tiền bạn muốn cộng/ trừ cho loại phiếu này.
+ Ghi chú: Thông tin chi tiết về loại phiếu mặc định này bạn có thể ghi tại đây. Sau đó chọn Đồng ý để hoàn thành công việc khai báo.
Bước 2: Tạo phiếu cộng tiền/trừ tiền cho nhân viên:
I. PHIẾU CỘNG TIỀN
- Trên thanh tác vụ chọn Cấu hình tính lương → Phiếu cộng tiền
- Chọn vào dấu cộng để thêm mới phiếu cộng tiền
+ Chọn chi nhánh: Chi nhánh/ Công ty.
Chi nhánh: chi nhánh mà bạn chọn sẽ được hạch toán khoản tiền này
Công ty: khoản tiền này sẽ hạch toán tại bảng lương theo công ty
+ Loại phiếu cộng tiền: Tại đây bạn có thể chọn các loại phiếu cộng tiền mà bạn muốn:
- Phiếu thưởng: Trong trường hợp bạn muốn thưởng tiền cho nhân viên để khích lệ tinh thần như nhân viên xuất sắc, nhân viên chuyên cần của tháng vv.. thì có thể chọn lại cộng tiền là PHIẾU THƯỞNG
- Phiếu cộng tiền khác: Dùng trong các trường hợp bạn muốn hỗ trợ tiền cho nhân viên như thăm hỏi nhân viên đau ốm, thăm hỏi gia đình vv
- Phiếu cộng tiền tự định nghĩa: Là các loại phiếu cộng tiền mà bạn đã khai báo sẵn trước đó,
+ Nhân viên : Chọn một hoặc nhiều nhân viên.
+ Cộng tiền cho: Chọn ngày/ chu kỳ lương mà bạn muốn cộng tiền cho nhân viên
+ Số tiền cộng :
→ Cộng thẳng giá trị tiền
→ Cộng theo giá trị % lương của ngày được cộng. (Lương được tính theo công làm thuần của nhân viên không bao gồm thưởng, phạt và phụ cấp)
+ Ghi chú: Ghi chú này sẽ hiển thị trên ứng dụng của nhân viên, giải thích khoản cộng tiền/ trừ tiền mà họ được nhận.
+ Đính kèm ảnh: Hệ thống cho phép đính kèm ảnh, nhân viên sẽ nhìn thấy ảnh đính kèm khi nhận được phiếu cộng tiền.
II. PHIẾU TRỪ TIỀN
+ Chọn chi nhánh: Chi nhánh/ Công ty.
Chi nhánh: chi nhánh mà bạn chọn sẽ được hạch toán khoản tiền này
Công ty: khoản tiền này sẽ hạch toán tại bảng lương theo công ty
+ Loại phiếu trừ tiền: Tại đây bạn có thể chọn các loại phiếu trừ tiền mà bạn muốn:
- Phiếu phạt: Trong trường hợp bạn phạt tiền nhân viên do vi phạm quy chế công ty có thể tạo phiếu phạt để trừ tiền.
- Phạt trang phục: Dùng để phạt nhân viên quên không mặc đồng phục.
- Phiếu trừ tiền khác: Các loại trừ phát sinh bất chợt, bạn có thể dùng loại trừ tiền này.
- Phiếu trừ tiền tự định nghĩa: Là các loại phiếu trừ tiền mà bạn đã khai báo sẵn trước đó.
+ Nhân viên : Chọn một hoặc nhiều nhân viên.
+ Trừ tiền cho: Chọn ngày/ chu kỳ lương mà bạn muốn cộng tiền cho nhân viên
+ Số tiền trừ :
→ Trừ thẳng giá trị tiền
→ Trừ theo giá trị % lương của ngày công bị trừ. ( Lương được tính theo công làm thuần của nhân viên không bao gồm thưởng, phạt và phụ cấp)
+ Ghi chú: Ghi chú này sẽ hiển thị trên ứng dụng của nhân viên, giải thích khoản cộng tiền/ trừ tiền mà họ được nhận.
+ Đính kèm ảnh: Hệ thống cho phép đính kèm ảnh, nhân viên sẽ nhìn thấy ảnh đính kèm khi nhận được phiếu trừ tiền.
Bước 3: Bấm đồng ý để tạo phiếu cộng tiền/ trừ tiền cho nhân viên.