Sau khi tính toán xong lương trên hệ thống, người phụ trách có thể sử dụng tính năng gửi phiếu lương cho nhân viên để đối soát 2 chiều. Ở mỗi phiếu lương, Nhân viên sẽ theo dõi chi tiết được ngày công đi làm của mình. Ngày nghỉ phép tính lương, các khoản phụ trợ cấp, khấu trừ, phạt, thưởng,…. Tác động đến tiền lương và đưa ra số tiền lương thực lĩnh cuối cùng mà nhân viên đó được hưởng. Nhân viên cần thao tác xác nhận phiếu lương hoặc gửi thắc mắc đến cấp trên để được hỗ trợ về phiếu lương.
- Khi nhận được phiếu lương, nếu thông tin lương đã chính xác nhân viên cần thực hiện công việc xác nhận phiếu lương trên ứng dụng HRM. Sau đó, hệ thống sẽ gửi thông báo đến người phụ trách là phiếu lương đã được xác nhận, đồng thời chuyển trạng thái đã xác nhận lương trên bảng lương.
- Khi nhận được phiếu lương, nếu nhân viên nhận lương thấy không chính xác có thể gửi yêu cầu thắc mắc đến người phụ trách qua các kênh giao tiếp nội bộ ( zalo, telegram..). Sau đó, nếu bảng lương được tính toán lại người phụ trách cần hủy phiếu lương cũ và gửi phiếu lương mới để nhân viên xác nhận lại lần 2.
THAO TÁC TRÊN HỆ THỐNG NHƯ SAU:
Giao diện Web:
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn mục Bảng lương, bạn có thể gửi phiếu lương cho nhân viên theo Chi nhánh hoặc Lương theo công ty. Chọn vào tính năng Gửi phiếu lương.
1. Phiếu lương theo chi nhánh: Nhân viên sẽ xem chi tiết được lương từng ngày, từng ca làm việc của mình tại chi nhánh phát sinh công kèm theo thưởng, phạt, phụ cấp, tiền công đoàn vv.. tính theo chi nhánh.
2. Phiếu lương theo công ty: Gửi phiếu lương theo công ty sẽ bao gồm phiếu lương riêng của từng điểm bán hàng kèm trong đó. Nhân viên sẽ xem được tổng lương mình nhận được tại công ty (tổng lương của mình tại các chi nhánh làm việc, phụ cấp, thưởng phạt, BHXH, thuế TNCN..) và xem chi tiết được lương tại từng chi nhánh của mình.
Lưu ý: Khi gửi phiếu lương theo công ty, tất cả phiếu lương tại chi nhánh sẽ được đánh dấu là đã gửi.
Bước 2: Chọn thời gian xác nhận phiếu lương (ngày xác nhận – giờ xác nhận) và số phút nhắc nhở trước khi hết thời hạn xác nhận phiếu lương.
A. Lưu ý: Nếu quá thời gian xác nhận phiếu lương, hệ thống sẽ chuyển trạng thái tự động các phiếu lương đó sang ĐÃ XÁC NHẬN. Nếu nhân viên thắc mắc về lương sau thời gian này, cần liên hệ trực tiếp người phụ trách hủy phiếu lương cũ đi và gửi phiếu lương mới.
B. Khi gửi phiếu lương nhân viên sẽ xem và xác nhận phiếu lương như sau:
- Nhân viên nhận thông báo trên App vào xác nhận phiếu lương
- Nếu HR gửi bảng lương công ty có thể chọn nút lọc để lọc các điểm bán mình làm việc để xem thông tin chi tiết lương theo từng điểm bán ( ngày, ca, phụ cấp từng điểm vv..)
- Sau đó, nếu phiếu lương chính xác thì chọn xác nhận đúng. Không chính xác thì gửi thắc mắc qua kênh chat nội bộ của công ty
- Điền ghi chú và gửi xác nhận phiếu lương. Khi gửi xong, trên trang bảng lương sẽ chuyển trạng thái đã xác nhận và bắn thông báo đển người phụ trách về việc xác nhận phiếu lương đó.
Bước 3: Sau khi gửi phiếu lương/ nhân viên xác nhận phiếu lương bạn có thể theo dõi các trạng thái PHIẾU LƯƠNG trên bảng lương.
Lưu ý:
1. Trong trường hợp nhân viên đã xác nhận phiếu lương, công ty bạn có thao tác tính lại lương hệ thống cũng sẽ không tính toán lại các phiếu lương đã ở trạng thái xác nhận.
2. Khi nhân viên đã xác nhận phiếu lương mà bạn muốn chỉnh sửa lại lương, bạn cần hủy phiếu lương cũ → chỉnh sửa → gửi lại phiếu lương mới để nhân viên xác nhận. Khi hủy phiếu lương cũ, hệ thống cũng sẽ gửi thông báo đến ứng dụng của nhân viên.
Giao diện App:
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn mục Bảng lương, bạn có thể gửi phiếu lương cho nhân viên theo Chi nhánh hoặc Lương theo công ty. Chọn vào tính năng Gửi phiếu lương.
1. Phiếu lương theo chi nhánh: Nhân viên sẽ xem chi tiết được lương từng ngày, từng ca làm việc của mình tại chi nhánh phát sinh công kèm theo thưởng, phạt phụ cấp, tiền công đoàn vv.. tính theo chi nhánh.
2. Phiếu lương theo công ty: Gửi phiếu lương theo công ty sẽ bao gồm phiếu lương riêng của từng chi nhánh kèm trong đó. Nhân viên sẽ xem được tổng lương mình nhận được tại công ty (tổng lương của mình tại các chi nhánh làm việc, phụ cấp, thưởng phạt, BHXH, thuế TNCN..) và xem chi tiết được lương tại từng chi nhánh của mình.
Lưu ý: Khi gửi phiếu lương theo công ty, tất cả phiếu lương tại chi nhánh sẽ được đánh dấu là đã gửi.
Bước 2: Chọn thời gian xác nhận phiếu lương (ngày xác nhận – giờ xác nhận) và số phút nhắc nhở trước khi hết thời hạn xác nhận phiếu lương.
A. Lưu ý: Nếu quá thời gian xác nhận phiếu lương, hệ thống sẽ chuyển trạng thái tự động các phiếu lương đó sang ĐÃ XÁC NHẬN. Nếu nhân viên thắc mắc về lương sau thời gian này, cần liên hệ trực tiếp người phụ trách hủy phiếu lương cũ đi và gửi phiếu lương mới.
B. Khi gửi phiếu lương nhân viên sẽ xem và xác nhận phiếu lương như sau:
- Nhân viên nhận thông báo trên App vào xác nhận phiếu lương
- Nếu HR gửi bảng lương công ty có thể chọn nút lọc để lọc các điểm bán mình làm việc để xem thông tin chi tiết lương theo từng điểm bán ( ngày, ca, phụ cấp từng điểm vv..)
- Sau đó, nếu phiếu lương chính xác thì chọn xác nhận đúng. Không chính xác thì gửi thắc mắc qua kênh chat nội bộ của công ty
- Điền ghi chú và gửi xác nhận phiếu lương. Khi gửi xong, trên trang bảng lương sẽ chuyển trạng thái đã xác nhận và bắn thông báo đển người phụ trách về việc xác nhận phiếu lương đó.
Bước 3: Sau khi gửi phiếu lương/ nhân viên xác nhận phiếu lương bạn có thể theo dõi các trạng thái PHIẾU LƯƠNG trên bảng lương.
Lưu ý:
1. Trong trường hợp nhân viên đã xác nhận phiếu lương, công ty bạn có thao tác tính lại lương hệ thống cũng sẽ không tính toán lại các phiếu lương đã ở trạng thái xác nhận.
2. Khi nhân viên đã xác nhận phiếu lương mà bạn muốn chỉnh sửa lại lương, bạn cần hủy phiếu lương cũ → chỉnh sửa → gửi lại phiếu lương mới để nhân viên xác nhận. Khi hủy phiếu lương cũ, hệ thống cũng sẽ gửi thông báo đến ứng dụng của nhân viên.
