Nếu điểm bán của bạn có danh sách công việc cố định cần phải làm cho mỗi ca làm việc ( VD: tưới cây, dọn vệ sinh vv) hoặc danh sách công việc dành riêng cho từng nhân viên, bạn có thể khai báo các công việc đó trên hệ thống và phân loại chúng theo các cấp độ ( ưu tiên, khẩn cấp, thường vv). Nhân viên sẽ nhìn thấy danh sách công việc cần phải làm trong ca hoặc trong ngày của mình. Hệ thống sẽ gửi nhắc nhở nhân viên cần hoàn thành công việc được giao theo logic sau đây:
- Giao việc theo nhân viên: Hệ thống sẽ gửi nhắc nhở 5 tiếng một lần nếu nhân viên chưa hoàn thành công việc được giao vào các khung giờ 10:00, 15:00 và 20:00.
- Giao việc theo ca làm việc: Gửi thông báo nhắc nhở cần hoàn thành công việc trước giờ kết thúc ca làm việc 10 phút.
- Công việc có cấu hình khung thời gian cần hoàn thành công việc: Gửi thông báo nhắc nhở trước deadline phải hoàn thành 10 phút. Ví dụ: Cần hoàn thành công việc trong khung 08:00 – 09:00, thì hệ thống sẽ gửi nhắc nhở lúc 08:50 .
Phiên bản Web
I. Hướng dẫn cấu hình giao việc:
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Giao Việc → chọn Cấu hình Giao Việc.
Bước 2: Chọn Thêm mới để thêm mới công việc cần giao.
Bước 3: Điền các thông tin trong cấu hình giao việc.
1. Chọn chi nhánh : Nếu công ty của bạn có nhiều chi nhánh thì bạn có thể chọn chi nhánh nào mà bạn muốn cấu hình giao việc.
2. Giao việc theo: Có bốn kiểu giao việc là Giao việc theo ca/ Giao việc theo nhân viên/ Giao việc theo bộ phận/ Giao việc theo chức danh
2.1.Giao việc theo ca :
– Ca làm việc : Có thể chọn một hoặc nhiều ca làm việc liên tiếp
– Chu kỳ áp dụng:
+ Hằng ngày : công việc sẽ lặp lại cho ca làm đó hằng ngày
+ Một ngày trong tháng: công việc của ca làm việc mà bạn chọn ở trên sẽ chỉ hiển thị vào các ngày trong tháng mà bạn chọn, các ngày khác còn lại không xuất hiện công việc.
Ví dụ: Công việc tưới cây vào Ca A ( 04:00 – 15:00) chỉ áp dụng vào mùng 5 và mùng 10 hàng tháng, các ngày khác không cần tưới cây. Bạn sẽ cần chọn ngày 5 và ngày 10 trong chu kỳ áp dụng này.
+ Một thứ trong tuần: bạn chỉ muốn công việc theo ca này xuất hiện cố định vào 1 thứ nào đó trong tuần còn các ngày còn lại thì không cần thực hiện.
Ví dụ: Công việc kiểm tồn kho cuối tuần vào ca đêm B ( 20:00 – 23:00) vào chủ nhật hàng tuần. Bạn sẽ cần chọn chu kỳ áp dụng là một ngày cố định trong tuần → chọn ngày chủ nhật.
2.2. Giao việc theo nhân viên:
* Nhân viên: Bạn có thể chọn một hoặc nhiều nhân viên liên tiếp.
* Chu kỳ áp dụng:
+ Hằng ngày: công việc sẽ lặp lại cho ca làm đó hằng ngày
+ Một ngày trong tháng: công việc của nhân viên bạn chọn ở trên sẽ hiển thị vào các ngày trong tháng mà bạn khai báo, các ngày khác còn lại không xuất hiện công việc.
Ví dụ: Công việc tưới cây chỉ áp dụng vào mùng 5 và mùng 10 hàng tháng, các ngày khác không cần tưới cây. Bạn sẽ cần chọn ngày 5 và ngày 10 trong chu kỳ áp dụng này.
+ Một thứ trong tuần: bạn chỉ muốn công việc này xuất hiện cố định vào 1 thứ nào đó trong tuần còn các ngày còn lại thì không cần thực hiện.
Ví dụ: Công việc kiểm tồn kho cuối tuần sẽ cần làm vào ngày chủ nhật hàng tuần. Bạn sẽ cần chọn chu kỳ áp dụng là một ngày cố định trong tuần → chọn ngày chủ nhật.
+ Một khung thời gian cố định hàng tháng:
Ví dụ vào ngày 25 – 30 hàng tháng, bạn quản lý bộ phận kho có nhiệm vụ kiểm kho và lên danh sách hàng hóa cần cho tháng tới, hạn cuối là ngày 30 hàng tháng phải hoàn thành. Và công việc này lặp lại cả năm 2023.
Bạn cần cấu hình công việc như hình minh họa :
Ngày bắt đầu : 25 – Ngày kết thúc là 30
Khoảng thời gian áp dụng : 1/1/2023 – 31/12/2023
+ Một khung thời gian cố định hàng tuần:
Ví dụ vào ngày thứ 2 đến thứ 4 hàng tuần, nhân viên bếp cần phải dọn sách quầy rau củ quả. Và công việc này lặp lại cả năm 2023. Bạn cần cấu hình công việc như hình minh họa : Ngày bắt đầu : thứ hai – Ngày kết thúc là thứ tư .Khoảng thời gian áp dụng : 1/1/2023 – 31/12/2023
2.3. Giao việc theo bộ phận:
– Bộ phận: Bộ phận mà bạn chọn sẽ phải hoàn thành công việc bạn giao
* Chu kỳ áp dụng:
+ Hằng ngày: công việc sẽ lặp lại cho bộ phận đó phải hằng ngày
+ Một ngày trong tháng: công việc của bộ phận bạn chọn ở trên sẽ hiển thị vào các ngày trong tháng mà bạn khai báo, các ngày khác còn lại không xuất hiện công việc.
Ví dụ: Công việc tưới cây chỉ áp dụng vào mùng 5 và mùng 10 hàng tháng, các ngày khác không cần tưới cây. Bạn sẽ cần chọn ngày 5 và ngày 10 trong chu kỳ áp dụng này.
+ Một thứ trong tuần: bạn chỉ muốn công việc này xuất hiện cố định vào 1 thứ nào đó trong tuần còn các ngày còn lại thì không cần thực hiện.
Ví dụ: Công việc kiểm tồn kho cuối tuần sẽ cần làm vào ngày chủ nhật hàng tuần. Bạn sẽ cần chọn chu kỳ áp dụng là một ngày cố định trong tuần → chọn ngày chủ nhật.
+ Một khung thời gian cố định hàng tháng:
Ví dụ vào ngày 25 – 30 hàng tháng, bộ phận kho có nhiệm vụ kiểm kho và lên danh sách hàng hóa cần cho tháng tới, hạn cuối là ngày 30 hàng tháng phải hoàn thành. Và công việc này lặp lại cả năm 2025.
Bạn cần cấu hình công việc như hình minh họa :
Ngày bắt đầu : 25 – Ngày kết thúc là 30
Khoảng thời gian áp dụng : 1/1/2025 – 31/12/2025
+ Một khung thời gian cố định hàng tuần:
Ví dụ vào ngày thứ 2 đến thứ 4 hàng tuần, bộ phận bếp cần phải dọn sách quầy rau củ quả. Và công việc này lặp lại cả năm 2025. Bạn cần cấu hình công việc như hình minh họa: Ngày bắt đầu : Thứ hai – Ngày kết thúc là thứ tư .Khoảng thời gian áp dụng : 1/1/2025 – 31/12/2025
2.4. Giao việc theo chức danh:
– Chức danh: Chức danh mà bạn chọn sẽ phải hoàn thành công việc bạn giao. Ví dụ: Giao việc kiểm kho cho chức danh Quản lý kho, tất cả nhân viên thuộc chức danh này có thể hoàn thành công việc này.
* Chu kỳ áp dụng:
+ Hằng ngày: công việc sẽ lặp lại cho chức danh đó phải hằng ngày
+ Một ngày trong tháng: công việc của chức danh bạn chọn ở trên sẽ hiển thị vào các ngày trong tháng mà bạn khai báo, các ngày khác còn lại không xuất hiện công việc.
Ví dụ: Công việc tưới cây chỉ áp dụng vào mùng 5 và mùng 10 hàng tháng, các ngày khác không cần tưới cây. Bạn sẽ cần chọn ngày 5 và ngày 10 trong chu kỳ áp dụng này.
+ Một thứ trong tuần: bạn chỉ muốn công việc này xuất hiện cố định vào 1 thứ nào đó trong tuần còn các ngày còn lại thì không cần thực hiện.
Ví dụ: Công việc kiểm tồn kho cuối tuần sẽ cần làm vào ngày chủ nhật hàng tuần. Bạn sẽ cần chọn chu kỳ áp dụng là một ngày cố định trong tuần → chọn ngày chủ nhật.
+ Một khung thời gian cố định hàng tháng:
Ví dụ vào ngày 25 – 30 hàng tháng, chức danh kế toán có nhiệm vụ kiểm kho và lên danh sách hàng hóa cần cho tháng tới, hạn cuối là ngày 30 hàng tháng phải hoàn thành. Và công việc này lặp lại cả năm 2025.
Bạn cần cấu hình công việc như hình minh họa :
Ngày bắt đầu : 25 – Ngày kết thúc là 30
Khoảng thời gian áp dụng : 1/1/2025 – 31/12/2025
+ Một khung thời gian cố định hàng tuần:
Ví dụ vào ngày thứ 2 đến thứ 4 hàng tuần, chức danh quản lý chi nhánh cần xin cấp đồng phục bổ sung cho nhân viên . Và công việc này lặp lại cả năm 2025. Bạn cần cấu hình công việc như hình minh họa: Ngày bắt đầu : Thứ hai – Ngày kết thúc là thứ tư .Khoảng thời gian áp dụng : 1/1/2025 – 31/12/2025
3. Khung giờ phải hoàn thành công việc: Ví dụ công việc bạn giao cho nhân viên là lau nhà cần phải hoàn thành trước thời gian đón khách, tức là phải hoàn thành trong khung giờ 08:00 – 09:00 sáng. Bạn cần cấu hình khung thời gian hoàn thành tại đây, nếu qua khung thời gian này nếu nhân viên không hoàn thành công việc, hệ thống sẽ đánh dấu là nhân viên hoàn thành công việc muộn. Hệ thống sẽ gửi thông báo nhắc nhở cho nhân viên cần hoàn thành công việc này trước 10 phút trước deadline. Như ví dụ minh họa, hệ thống sẽ gửi thông báo đến App HRM nhân viên vào lúc 08:50 để nhắc nhở nhân viên có công việc cần hoàn thành.
4. Danh sách công việc: chọn Thêm công việc để tạo công việc cần thực hiện, lặp lại thao tác cho đến khi khai báo đủ danh sách công việc cần thực hiện (ghi chú công việc sẽ hiển thị khi nhân viên bấm vào để xem chi tiết công việc được giao) Có thể yêu cầu chụp ảnh để hoàn thành công việc
5. Gửi thông báo khi hoàn thành công việc:
Khi bạn bật cấu hình này, mỗi khi công việc của nhân viên ( nếu giao việc theo nhân viên) hoặc công việc của cả ca ( giao việc theo ca) hoàn thành, hệ thống sẽ gửi thông báo đến người phụ trách để tiện theo dõi công việc.
6. Độ ưu tiên: Độ ưu tiên sẽ hiển thị cảnh báo trong mục danh sách công việc để nhân viên có thể ưu tiên thực hiện các công việc cấp bách.
Bước 4: Lưu lại để hoàn thành công việc. Sau đó, bạn có thể lặp lại các bước trên để cấu hình giao việc cho các cửa hàng, các ca làm việc hoặc các bạn nhân viên khác.
Bước 5: Sau khi hoàn tất cấu hình, nếu bạn muốn chỉnh sửa lại các mục công việc đã giao, bạn cần bấm vào nút hình chiếc bút trong danh sách công việc để thao tác. Xong đó, bấm Lưu lại để hoàn thành việc chỉnh sửa.
II. Theo dõi Danh sách giao việc :
Để theo dõi tình danh sách công việc cần làm theo ngày và các trạng thái hoàn thành bạn có thể xem tại mục Danh sách công việc.
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Giao việc → Danh sách giao việc
Bước 2: Bạn có thể lọc danh sách công việc theo Chi nhánh, Thời gian,Theo ca làm việc hoặc nhân viên.
Khi bấm vào danh sách công việc nhân viên đã hoàn thành → Bạn có thể đánh giá sao dựa theo kết quả. Ngay tại thời điểm bạn đánh giá công việc, hệ thống sẽ push thông báo đến nhân viên hoàn thành công việc đó để thông báo.
Phiên bản App
I. Hướng dẫn cấu hình giao việc:
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Giao Việc → chọn vào Cấu hình giao việc.
Bước 2: Chọn vào dấu công Thêm mới để thêm mới công việc cần giao.
Bước 3: Điền các thông tin trong cấu hình giao việc.
1. Chọn chi nhánh : Nếu công ty của bạn có nhiều chi nhánh thì bạn có thể chọn chi nhánh nào mà bạn muốn cấu hình giao việc.
2. Giao việc theo: Có bốn kiểu giao việc là Giao việc theo ca/ Giao việc theo nhân viên/ Giao việc theo bộ phận/ Giao việc theo chức danh
2.1.Giao việc theo ca :
– Ca làm việc : Có thể chọn một hoặc nhiều ca làm việc liên tiếp
– Chu kỳ áp dụng:
+ Hằng ngày : công việc sẽ lặp lại cho ca làm đó hằng ngày
+ Một ngày trong tháng: công việc của ca làm việc mà bạn chọn ở trên sẽ chỉ hiển thị vào các ngày trong tháng mà bạn chọn, các ngày khác còn lại không xuất hiện công việc.
Ví dụ: Công việc tưới cây vào Ca A ( 04:00 – 15:00) chỉ áp dụng vào mùng 5 và mùng 10 hàng tháng, các ngày khác không cần tưới cây. Bạn sẽ cần chọn ngày 5 và ngày 10 trong chu kỳ áp dụng này.
+ Một thứ trong tuần: bạn chỉ muốn công việc theo ca này xuất hiện cố định vào 1 thứ nào đó trong tuần còn các ngày còn lại thì không cần thực hiện.
Ví dụ: Công việc kiểm tồn kho cuối tuần vào ca đêm B ( 20:00 – 23:00) vào chủ nhật hàng tuần. Bạn sẽ cần chọn chu kỳ áp dụng là một ngày cố định trong tuần → chọn ngày chủ nhật.
2.2. Giao việc theo nhân viên:
* Nhân viên: Bạn có thể chọn một hoặc nhiều nhân viên liên tiếp.
* Chu kỳ áp dụng:
+ Hằng ngày: công việc sẽ lặp lại cho ca làm đó hằng ngày
+ Một ngày trong tháng: công việc của nhân viên bạn chọn ở trên sẽ hiển thị vào các ngày trong tháng mà bạn khai báo, các ngày khác còn lại không xuất hiện công việc.
Ví dụ: Công việc tưới cây chỉ áp dụng vào mùng 5 và mùng 10 hàng tháng, các ngày khác không cần tưới cây. Bạn sẽ cần chọn ngày 5 và ngày 10 trong chu kỳ áp dụng này.
+ Một thứ trong tuần: bạn chỉ muốn công việc này xuất hiện cố định vào 1 thứ nào đó trong tuần còn các ngày còn lại thì không cần thực hiện.
Ví dụ: Công việc kiểm tồn kho cuối tuần sẽ cần làm vào ngày chủ nhật hàng tuần. Bạn sẽ cần chọn chu kỳ áp dụng là một ngày cố định trong tuần → chọn ngày chủ nhật.
+ Một khung thời gian cố định hàng tháng:
Ví dụ vào ngày 25 – 30 hàng tháng, bạn quản lý bộ phận kho có nhiệm vụ kiểm kho và lên danh sách hàng hóa cần cho tháng tới, hạn cuối là ngày 30 hàng tháng phải hoàn thành. Và công việc này lặp lại cả năm 2023.
Bạn cần cấu hình công việc như hình minh họa :
Ngày bắt đầu : 25 – Ngày kết thúc là 30
Khoảng thời gian áp dụng : 1/1/2023 – 31/12/2023
+ Một khung thời gian cố định hàng tuần:
Ví dụ vào ngày thứ 2 đến thứ 4 hàng tuần, nhân viên bếp cần phải dọn sách quầy rau củ quả. Và công việc này lặp lại cả năm 2023. Bạn cần cấu hình công việc như hình minh họa : Ngày bắt đầu : thứ hai – Ngày kết thúc là thứ tư .Khoảng thời gian áp dụng : 1/1/2023 – 31/12/2023
2.3. Giao việc theo bộ phận:
– Bộ phận: Bộ phận mà bạn chọn sẽ phải hoàn thành công việc bạn giao
* Chu kỳ áp dụng:
+ Hằng ngày: công việc sẽ lặp lại cho bộ phận đó phải hằng ngày
+ Một ngày trong tháng: công việc của bộ phận bạn chọn ở trên sẽ hiển thị vào các ngày trong tháng mà bạn khai báo, các ngày khác còn lại không xuất hiện công việc.
Ví dụ: Công việc tưới cây chỉ áp dụng vào mùng 5 và mùng 10 hàng tháng, các ngày khác không cần tưới cây. Bạn sẽ cần chọn ngày 5 và ngày 10 trong chu kỳ áp dụng này.
+ Một thứ trong tuần: bạn chỉ muốn công việc này xuất hiện cố định vào 1 thứ nào đó trong tuần còn các ngày còn lại thì không cần thực hiện.
Ví dụ: Công việc kiểm tồn kho cuối tuần sẽ cần làm vào ngày chủ nhật hàng tuần. Bạn sẽ cần chọn chu kỳ áp dụng là một ngày cố định trong tuần → chọn ngày chủ nhật.
+ Một khung thời gian cố định hàng tháng:
Ví dụ vào ngày 25 – 30 hàng tháng, bộ phận kho có nhiệm vụ kiểm kho và lên danh sách hàng hóa cần cho tháng tới, hạn cuối là ngày 30 hàng tháng phải hoàn thành. Và công việc này lặp lại cả năm 2025.
Bạn cần cấu hình công việc như hình minh họa :
Ngày bắt đầu : 25 – Ngày kết thúc là 30
Khoảng thời gian áp dụng : 1/1/2025 – 31/12/2025
+ Một khung thời gian cố định hàng tuần:
Ví dụ vào ngày thứ 2 đến thứ 4 hàng tuần, bộ phận bếp cần phải dọn sách quầy rau củ quả. Và công việc này lặp lại cả năm 2025. Bạn cần cấu hình công việc như hình minh họa: Ngày bắt đầu : Thứ hai – Ngày kết thúc là thứ tư .Khoảng thời gian áp dụng : 1/1/2025 – 31/12/2025
2.4. Giao việc theo chức danh:
– Chức danh: Chức danh mà bạn chọn sẽ phải hoàn thành công việc bạn giao. Ví dụ: Giao việc kiểm kho cho chức danh Quản lý kho, tất cả nhân viên thuộc chức danh này có thể hoàn thành công việc này.
* Chu kỳ áp dụng:
+ Hằng ngày: công việc sẽ lặp lại cho chức danh đó phải hằng ngày
+ Một ngày trong tháng: công việc của chức danh bạn chọn ở trên sẽ hiển thị vào các ngày trong tháng mà bạn khai báo, các ngày khác còn lại không xuất hiện công việc.
Ví dụ: Công việc tưới cây chỉ áp dụng vào mùng 5 và mùng 10 hàng tháng, các ngày khác không cần tưới cây. Bạn sẽ cần chọn ngày 5 và ngày 10 trong chu kỳ áp dụng này.
+ Một thứ trong tuần: bạn chỉ muốn công việc này xuất hiện cố định vào 1 thứ nào đó trong tuần còn các ngày còn lại thì không cần thực hiện.
Ví dụ: Công việc kiểm tồn kho cuối tuần sẽ cần làm vào ngày chủ nhật hàng tuần. Bạn sẽ cần chọn chu kỳ áp dụng là một ngày cố định trong tuần → chọn ngày chủ nhật.
+ Một khung thời gian cố định hàng tháng:
Ví dụ vào ngày 25 – 30 hàng tháng, chức danh kế toán có nhiệm vụ kiểm kho và lên danh sách hàng hóa cần cho tháng tới, hạn cuối là ngày 30 hàng tháng phải hoàn thành. Và công việc này lặp lại cả năm 2025.
Bạn cần cấu hình công việc như hình minh họa :
Ngày bắt đầu : 25 – Ngày kết thúc là 30
Khoảng thời gian áp dụng : 1/1/2025 – 31/12/2025
+ Một khung thời gian cố định hàng tuần:
Ví dụ vào ngày thứ 2 đến thứ 4 hàng tuần, chức danh quản lý chi nhánh cần xin cấp đồng phục bổ sung cho nhân viên . Và công việc này lặp lại cả năm 2025. Bạn cần cấu hình công việc như hình minh họa: Ngày bắt đầu : Thứ hai – Ngày kết thúc là thứ tư .Khoảng thời gian áp dụng : 1/1/2025 – 31/12/2025
3. Khung giờ phải hoàn thành công việc: Ví dụ công việc bạn giao cho nhân viên là lau nhà cần phải hoàn thành trước thời gian đón khách, tức là phải hoàn thành trong khung giờ 08:00 – 09:00 sáng. Bạn cần cấu hình khung thời gian hoàn thành tại đây, nếu qua khung thời gian này nếu nhân viên không hoàn thành công việc, hệ thống sẽ đánh dấu là nhân viên hoàn thành công việc muộn. Hệ thống sẽ gửi thông báo nhắc nhở cho nhân viên cần hoàn thành công việc này trước 10 phút trước deadline. Như ví dụ minh họa, hệ thống sẽ gửi thông báo đến App HRM nhân viên vào lúc 08:50 để nhắc nhở nhân viên có công việc cần hoàn thành.
4. Danh sách công việc: chọn Thêm công việc để tạo công việc cần thực hiện, lặp lại thao tác cho đến khi khai báo đủ danh sách công việc cần thực hiện (ghi chú công việc sẽ hiển thị khi nhân viên bấm vào để xem chi tiết công việc được giao) Có thể yêu cầu chụp ảnh để hoàn thành công việc
5. Gửi thông báo khi hoàn thành công việc:
Khi bạn bật cấu hình này, mỗi khi công việc của nhân viên ( nếu giao việc theo nhân viên) hoặc công việc của cả ca ( giao việc theo ca) hoàn thành, hệ thống sẽ gửi thông báo đến người phụ trách để tiện theo dõi công việc.
6. Độ ưu tiên: Độ ưu tiên sẽ hiển thị cảnh báo trong mục danh sách công việc để nhân viên có thể ưu tiên thực hiện các công việc cấp bách.
Bước 4: Lưu lại để hoàn thành công việc. Sau đó, bạn có thể lặp lại các bước trên để cấu hình giao việc cho các cửa hàng, các ca làm việc hoặc các bạn nhân viên khác.
Bước 5: Sau khi hoàn tất cấu hình, nếu bạn muốn chỉnh sửa lại các mục công việc đã giao, bạn cần bấm vào nút hình chiếc bút trong danh sách công việc để thao tác. Xong đó, bấm Lưu lại để hoàn thành việc chỉnh sửa.
II. Theo dõi Danh sách giao việc :
Để theo dõi tình danh sách công việc cần làm theo ngày và các trạng thái hoàn thành bạn có thể xem tại mục Danh sách công việc.
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Giao việc -> Danh sách giao việc
Bước 2: Bạn có thể lọc danh sách công việc theo Cửa hàng, Thời gian, Theo ca làm việc hoặc nhân viên. Khi bấm vào danh sách công việc nhân viên đã hoàn thành → Bạn có thể đánh giá sao dựa theo kết quả. Ngay tại thời điểm bạn đánh giá công việc, hệ thống sẽ push thông báo đến nhân viên hoàn thành công việc đó để thông báo.