Mỗi công ty có một chế độ nghỉ phép riêng cho nhân viên. Khai báo danh sách ngày nghỉ theo chế độ của công ty bạn, để nhân viên có thể chủ động chọn loại chế độ khi xin nghỉ phù hợp với quy chế của công ty.
Phiên bản Web
A. Khai báo danh sách ngày nghỉ
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Danh mục → Loại ngày nghỉ → Thêm mới
Bước 2: Điền thông tin cơ bản của ngày nghỉ:
1. Loại ngày nghỉ :
– Nghỉ thường: có thể được trả lương hoặc không, nhân viên cần gửi yêu cầu xin nghỉ và cần người phụ trách phê duyệt.
– Nghỉ lễ: là loại ngày nghỉ được trả lương và hệ thống tự động tính phép, nhân viên không cần phải gửi yêu cầu.
2.Tên ngày nghỉ
3. Cửa hàng và bộ phận được phép áp dụng loại ngày nghỉ này
4. Được trả lương/ không được trả lương:
4.1. Đối với loại ngày nghỉ – nghỉ thường:
– Được trả lương: Khi nhân viên gửi yêu cầu xin nghỉ, chọn loại ngày nghỉ này sẽ được tính lương như một ngày làm việc bình thường. Trên lịch làm việc sẽ đánh dấu đánh dấu ngày / các ca làm được xếp lịch vào hôm đó sẽ ở trạng thái đã xin nghỉ. ( Lưu ý: hệ thống sẽ tính lương cho nhân viên dựa theo lịch làm việc được xếp, vui lòng xếp lịch cho nhân viên để được tính lương. Trong trường hợp, ngày mà nhân viên xin nghỉ không được xếp lịch, hệ thống sẽ không tính lương cho nhân viên). Bạn cần chọn kiểu trả lương cho nhân viên theo 2 cách:
+ Trả lương theo % lương: được nhận bao nhiêu % lương chính thức. VD: Lương nhân viên 20.000vnđ/h, nghỉ có phép sẽ được 80% lương = 16.000vnđ/h. Lương sẽ được tính dựa vào lịch làm việc của nhân viên được xếp ngày hôm xin nghỉ đó.
+ Trả lương theo số tiền cố định: bạn cần khai báo số tiền lương cố định mà nhân viên nhận được vào ngày nghỉ đó. Lương của nhân viên khi xin nghỉ có phép sẽ được tính dựa theo tiền lương bạn khai báo tại đây, không tính theo mức lương thực tế của ca làm việc mà nhân viên được xếp ngày hôm đó.
– Không được trả lương: Khi nhân viên xin nghỉ trên lịch làm việc sẽ đánh dấu ngày / các ca làm được xếp lịch vào hôm đó sẽ ở trạng thái đã xin nghỉ. Các ca làm sẽ không được trả lương.
4.2. Đối với loại ngày nghỉ – nghỉ phép: loại ngày nghỉ được trả lương
– Với nhân viên toàn thời gian: nếu cấu hình lương được nhận theo hệ số và được xếp lịch, hệ thống sẽ lấy ca được xếp x hệ số lương. Nếu không được xếp lịch, hệ thống sẽ lấy 1 ngày công x hệ số được nhận. Còn nếu cấu hình lương được nhận là 1 số tiền khác, nhân viên sẽ được nhận khoản tiền đó dù bạn có xếp lịch hay không.
– Với nhân viên bán thời gian: nếu cấu hình lương được nhận theo hệ số và được xếp lịch, hệ thống sẽ lấy ca được xếp x hệ số lương. Nếu không được xếp lịch, hệ thống sẽ không tính được lương. Còn nếu cấu hình lương được nhận là 1 số tiền khác, nhân viên sẽ được nhận khoản tiền đó dù bạn có xếp lịch hay không.
5. Tổng số ngày nghỉ của 1 năm: Tổng số ngày nghỉ tối đa của một năm
6. Tổng số ngày nghỉ tối đa/ 1 tháng: 1 tháng nhân viên chỉ được nghỉ tối đa số ngày bạn cho phép tại đây.
7. Nhóm nhân viên áp dụng: Nhân viên toàn thời gian/ Bán thời gian/ Tất ca nhân viên hoặc Nhân viên cụ thể
8. Loại nhân viên áp dụng: Nhân viên chính thức hoặc nhân viên thử việc.
Bước 4: Cấu hình nâng cao:
1. Thời gian thêm phép mới hàng tháng: Là thời gian được cộng phép mới trong tháng.
Ví dụ: Tổng ngày nghỉ phép của năm bạn cấu hình ở trên là 12 ngày, mỗi tháng được cộng thêm 1 ngày phép vào ngày mùng 2 hàng tháng. Thì bạn sẽ chọn ngày được cộng thêm phép ở đây là 2, cứ đến ngày 2 nhân viên sẽ được cộng thêm 1 phép mới vào số phép năm của mình.
2. Số phép cộng thêm hàng tháng: số ngày phép nhân viên được cộng thêm mỗi tháng.
Ví dụ: tổng ngày nghỉ phép của năm bạn cấu hình ở trên là 12 ngày, mỗi tháng được cộng thêm 1 ngày phép. Thì con số mà bạn cấu hình ở đây là 1.
Lưu ý:
+ Việc cộng phép năm này dựa trên ngày nhân viên bắt đầu vào làm việc, ví dụ đối với nhân viên mới bắt đầu làm việc vào ngày 16 tháng 5, theo cấu hình được cộng thêm phép hàng tháng vào ngày 1 hàng tháng -> thì tháng đó nhân viên sẽ không có ngày phép. Sang tháng tiếp theo, nhân viên sẽ được cộng 1 ngày phép vào ngày 1/6.
+ Nếu bạn cấu hình phép năm là 12 ngày/ năm mỗi tháng được cộng 1 ngày, nhân viên bắt đầu vào làm việc từ tháng 6 thì chỉ còn được cộng tối đa là 6 ngày phép của năm đó tính đến hết tháng 12. Phép của các tháng trước trong năm sẽ không được cộng và sử dụng.
3. Thời gian được hưởng lũy kế phép của năm trước: cấu hình thời gian tối đa được hưởng phép lũy kế của năm trước (Nếu năm trước còn phép thì số phép đó sẽ được cộng vào năm nay) hoặc không được cộng dồn phép.
Ví dụ:
+ Nếu bạn chọn cấu hình Không được cộng dồn phép năm trước, thì số ngày phép năm bạn cấu hình ở trên chỉ được phép dùng trong năm không được cộng bù sang năm tiếp theo.
+ Nếu bạn chọn thời gia được hưởng bù phép năm trước là các tháng : tháng 1, tháng 2, tháng 3 vv.. thì cứ đến tháng đó, số ngày phép còn dư của năm ngoái sẽ được cộng bù vào năm nay.
Lưu ý: Số ngày phép được cộng bù vẫn áp dụng giới hạn Tổng số ngày nghỉ tối đa/ 1 tháng của loại phép này. Ví dụ: vào tháng 3, nhân viên được + bù 3 ngày phép của năm ngoái. Tổng số phép tháng 3 bạn có 5 ngày, tổng số ngày nghỉ đối đa/ tháng được cấu hình là 2 ngày. Thì trong tháng 3 đó, bạn cũng chỉ được nghỉ tối đa là 2 ngày theo quy định.
4. Số phép tối đa có thể ứng: Số ngày phép tối đa nhân viên có thể ứng trước trên tổng số ngày phép năm được cấu hình ở trên. Lưu ý: khi xin nghỉ bằng số ngày phép được ứng, nhân viên vẫn chịu điều kiện ràng buộc số ngày nghỉ tối đa/ tháng.
5. Thâm niên:
Ngoài ngày phép năm theo quy định của nhà nước, nếu đã có nhiều năm làm việc cho một công ty/ đơn vị, người lao động còn được tính hưởng phép năm theo thâm niên.Phần mềm sẽ căn cứ vào thời gian ngày bắt đầu làm việc được khai báo trong thông tin nhân viên để phần mềm tính phép thâm niên.
Phép thâm niên được tính từ ngày bắt đầu làm việc, hệ thống sẽ cộng thêm ngày phép thâm viên vào ngày mà nhân viên tròn 5 năm, 10 năm vv… làm việc.
Ví dụ: Ngày bắt đầu làm việc của nhân viên là 7/6/2017 đến ngày 7/6/2022 là được 5 năm thâm niên, theo cấu hình cứ 5 năm sẽ được cộng thêm 1 ngày phép. Vào đúng ngày 7/6/2022 nhân viên đó sẽ được cộng thêm 1 ngày phép thâm niên, các năm tiếp theo nhân viên cũng sẽ được cộng thêm 1 ngày phép vào ngày đạt thâm niên đó ( 7/6/2023, 7/6/2024…). Lưu ý: Số ngày phép thâm niên vẫn áp dụng giới hạn Tổng số ngày nghỉ tối đa/ 1 tháng của loại phép này.
B. Nhân viên xin nghỉ
- Danh sách yêu cầu xin nghỉ ngày/ nghỉ ca của nhân viên sẽ hiển thị tại Danh sách yêu cầu chờ duyệt. Bạn có thể phê duyệt: đồng ý hoặc từ chối yêu cầu xin nghỉ của nhân viên.
- Trong trường hợp yêu cầu xin nghỉ đã được phê duyệt mà nhân viên muốn hủy yêu cầu xin nghỉ đó, bạn có thể xóa yêu cầu xin nghỉ của nhân viên bằng logo màu đỏ hình thùng rác.
C. Ngày nghỉ còn lại
Bạn sẽ quản lý được số ngày phép đã dùng và còn lại của nhân viên trên toàn công ty. Bạn có thể lọc theo điểm bán hàng/ theo loại ngày nghỉ và thời gian.
D. Điều chỉnh phép của nhân viên
Nếu công ty bạn cần cập nhật lại số phép của nhân viên theo đúng số phép thực tế của công ty bạn, bạn có thể thực hiện thao tác điều chỉnh phép ( cộng/ trừ phép) cho nhân viên như sau:
Có 2 cách điều chỉnh phép: thao tác thủ công từng nhân viên và import file excel điều chỉnh phép cho nhiều nhân viên một lúc. Thao tác trên hệ thống như sau:
Bước 1: Chọn Danh sách ngày nghỉ → Xem ngày nghỉ còn lại → Thao tác
Bước 2: Chọn chi nhánh + loại ngày phép muốn điều chỉnh → Lọc. Lưu ý: Chỉ có thể điều chỉnh phép của năm hiện tại. Sau đó chọn thao tác điều chỉnh phép:
Cách 1. Điều chỉnh phép thủ công: Chọn thao tác Thêm điều chỉnh phép
- Năm điều chỉnh: Mặc định là năm hiện tại 2025
- Nhân viên áp dụng: Chọn nhân viên bạn muốn điều chỉnh phép
- Loại ngày nghỉ: Loại ngày nghỉ đã chọn tại bộ lọc ban đầu ở bước 1.
- Giá trị điều chỉnh: điền số dương nếu cộng thêm phép và số âm nếu trừ phép
- Nhập lý do điều chỉnh và lưu lại để hoàn thành công việc.
Sau khi điều chỉnh phép, tại danh sách ngày nghỉ còn lại của nhân viên sẽ hiển thị cột điều chỉnh phép theo số phép bạn vừa thao tác.
Cách 2. Điều chỉnh phép bằng import file excel nếu bạn cần điều chỉnh phép cho nhiều nhân viên cùng lúc: Chọn thao tác Import điều chỉnh phép.
- Tải file excel mẫu
2. Điền đầy đủ thông tin theo file mẫu chi tiết:
– Số ngày điều chỉnh: điền số dương nếu cộng thêm phép và số âm nếu trừ phép
– Ghi chú điều chỉnh: điền lý do điều chỉnh phép
– Lưu lại file sau khi đã điều chỉnh theo mẫu.
3. Update file, kiểm tra dữ liệu hợp lệ. Nếu hệ thống báo lỗi, vui lòng kiểm tra lại thông tin dựa trên lỗi hệ thống cảnh báo về. Sau đó, chọn thêm điều chỉnh phép để hoàn thành công việc.
Phiên bản App
A. Khai báo danh sách ngày nghỉ
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Ngày nghỉ
Bước 2: Chọn vào dấu + để thêm mới
Bước 3: Điền thông tin cơ bản và nâng cao của ngày nghỉ
1. Loại ngày nghỉ :
– Nghỉ thường: có thể được trả lương hoặc không, nhân viên cần gửi yêu cầu xin nghỉ và cần người phụ trách phê duyệt.
– Nghỉ lễ: là loại ngày nghỉ được trả lương và hệ thống tự động tính phép, nhân viên không cần phải gửi yêu cầu.
2.Tên ngày nghỉ
3. Cửa hàng và bộ phận được phép áp dụng loại ngày nghỉ này
4. Được trả lương/ không được trả lương:
4.1. Đối với loại ngày nghỉ – nghỉ thường:
– Được trả lương: Khi nhân viên gửi yêu cầu xin nghỉ, chọn loại ngày nghỉ này sẽ được tính lương như một ngày làm việc bình thường. Trên lịch làm việc sẽ đánh dấu đánh dấu ngày / các ca làm được xếp lịch vào hôm đó sẽ ở trạng thái đã xin nghỉ. ( Lưu ý: hệ thống sẽ tính lương cho nhân viên dựa theo lịch làm việc được xếp, vui lòng xếp lịch cho nhân viên để được tính lương. Trong trường hợp, ngày mà nhân viên xin nghỉ không được xếp lịch, hệ thống sẽ không tính lương cho nhân viên). Bạn cần chọn kiểu trả lương cho nhân viên theo 2 cách:
+ Trả lương theo % lương: được nhận bao nhiêu % lương chính thức. VD: Lương nhân viên 20.000vnđ/h, nghỉ có phép sẽ được 80% lương = 16.000vnđ/h. Lương sẽ được tính dựa vào lịch làm việc của nhân viên được xếp ngày hôm xin nghỉ đó.
+ Trả lương theo số tiền cố định: bạn cần khai báo số tiền lương cố định mà nhân viên nhận được vào ngày nghỉ đó. Lương của nhân viên khi xin nghỉ có phép sẽ được tính dựa theo tiền lương bạn khai báo tại đây, không tính theo mức lương thực tế của ca làm việc mà nhân viên được xếp ngày hôm đó.
– Không được trả lương: Khi nhân viên xin nghỉ trên lịch làm việc sẽ đánh dấu ngày / các ca làm được xếp lịch vào hôm đó sẽ ở trạng thái đã xin nghỉ. Các ca làm sẽ không được trả lương.
4.2. Đối với loại ngày nghỉ – nghỉ phép: loại ngày nghỉ được trả lương
– Với nhân viên toàn thời gian: nếu cấu hình lương được nhận theo hệ số và được xếp lịch, hệ thống sẽ lấy ca được xếp x hệ số lương. Nếu không được xếp lịch, hệ thống sẽ lấy 1 ngày công x hệ số được nhận. Còn nếu cấu hình lương được nhận là 1 số tiền khác, nhân viên sẽ được nhận khoản tiền đó dù bạn có xếp lịch hay không.
– Với nhân viên bán thời gian: nếu cấu hình lương được nhận theo hệ số và được xếp lịch, hệ thống sẽ lấy ca được xếp x hệ số lương. Nếu không được xếp lịch, hệ thống sẽ không tính được lương. Còn nếu cấu hình lương được nhận là 1 số tiền khác, nhân viên sẽ được nhận khoản tiền đó dù bạn có xếp lịch hay không.
5. Tổng số ngày nghỉ của 1 năm: Tổng số ngày nghỉ tối đa của một năm
6. Tổng số ngày nghỉ tối đa/ 1 tháng: 1 tháng nhân viên chỉ được nghỉ tối đa số ngày bạn cho phép tại đây.
7. Nhóm nhân viên áp dụng: Nhân viên toàn thời gian/ Bán thời gian/ Tất ca nhân viên hoặc Nhân viên cụ thể
8. Loại nhân viên áp dụng: Nhân viên chính thức hoặc nhân viên thử việc.
Bước 4: Cấu hình nâng cao:
1. Thời gian thêm phép mới hàng tháng: Là thời gian được cộng phép mới trong tháng.
Ví dụ: Tổng ngày nghỉ phép của năm bạn cấu hình ở trên là 12 ngày, mỗi tháng được cộng thêm 1 ngày phép vào ngày mùng 2 hàng tháng. Thì bạn sẽ chọn ngày được cộng thêm phép ở đây là 2, cứ đến ngày 2 nhân viên sẽ được cộng thêm 1 phép mới vào số phép năm của mình.
2. Số phép cộng thêm hàng tháng: số ngày phép nhân viên được cộng thêm mỗi tháng.
Ví dụ: tổng ngày nghỉ phép của năm bạn cấu hình ở trên là 12 ngày, mỗi tháng được cộng thêm 1 ngày phép. Thì con số mà bạn cấu hình ở đây là 1.
Lưu ý:
+ Việc cộng phép năm này dựa trên ngày nhân viên bắt đầu vào làm việc, ví dụ đối với nhân viên mới bắt đầu làm việc vào ngày 16 tháng 5, theo cấu hình được cộng thêm phép hàng tháng vào ngày 1 hàng tháng -> thì tháng đó nhân viên sẽ không có ngày phép. Sang tháng tiếp theo, nhân viên sẽ được cộng 1 ngày phép vào ngày 1/6.
+ Nếu bạn cấu hình phép năm là 12 ngày/ năm mỗi tháng được cộng 1 ngày, nhân viên bắt đầu vào làm việc từ tháng 6 thì chỉ còn được cộng tối đa là 6 ngày phép của năm đó tính đến hết tháng 12. Phép của các tháng trước trong năm sẽ không được cộng và sử dụng.
3. Thời gian được hưởng lũy kế phép của năm trước: cấu hình thời gian tối đa được hưởng phép lũy kế của năm trước (Nếu năm trước còn phép thì số phép đó sẽ được cộng vào năm nay) hoặc không được cộng dồn phép.
Ví dụ:
+ Nếu bạn chọn cấu hình Không được cộng dồn phép năm trước, thì số ngày phép năm bạn cấu hình ở trên chỉ được phép dùng trong năm không được cộng bù sang năm tiếp theo.
+ Nếu bạn chọn thời gia được hưởng bù phép năm trước là các tháng : tháng 1, tháng 2, tháng 3 vv.. thì cứ đến tháng đó, số ngày phép còn dư của năm ngoái sẽ được cộng bù vào năm nay.
Lưu ý: Số ngày phép được cộng bù vẫn áp dụng giới hạn Tổng số ngày nghỉ tối đa/ 1 tháng của loại phép này. Ví dụ: vào tháng 3, nhân viên được + bù 3 ngày phép của năm ngoái. Tổng số phép tháng 3 bạn có 5 ngày, tổng số ngày nghỉ đối đa/ tháng được cấu hình là 2 ngày. Thì trong tháng 3 đó, bạn cũng chỉ được nghỉ tối đa là 2 ngày theo quy định.
4. Số phép tối đa có thể ứng: Số ngày phép tối đa nhân viên có thể ứng trước trên tổng số ngày phép năm được cấu hình ở trên. Lưu ý: khi xin nghỉ bằng số ngày phép được ứng, nhân viên vẫn chịu điều kiện ràng buộc số ngày nghỉ tối đa/ tháng.
5. Thâm niên:
Ngoài ngày phép năm theo quy định của nhà nước, nếu đã có nhiều năm làm việc cho một công ty/ đơn vị, người lao động còn được tính hưởng phép năm theo thâm niên.Phần mềm sẽ căn cứ vào thời gian ngày bắt đầu làm việc được khai báo trong thông tin nhân viên để phần mềm tính phép thâm niên.
Phép thâm niên được tính từ ngày bắt đầu làm việc, hệ thống sẽ cộng thêm ngày phép thâm viên vào ngày mà nhân viên tròn 5 năm, 10 năm vv… làm việc.
Ví dụ: Ngày bắt đầu làm việc của nhân viên là 7/6/2017 đến ngày 7/6/2022 là được 5 năm thâm niên, theo cấu hình cứ 5 năm sẽ được cộng thêm 1 ngày phép. Vào đúng ngày 7/6/2022 nhân viên đó sẽ được cộng thêm 1 ngày phép thâm niên, các năm tiếp theo nhân viên cũng sẽ được cộng thêm 1 ngày phép vào ngày đạt thâm niên đó ( 7/6/2023, 7/6/2024…). Lưu ý: Số ngày phép thâm niên vẫn áp dụng giới hạn Tổng số ngày nghỉ tối đa/ 1 tháng của loại phép này.
B. Nhân viên xin nghỉ
- Danh sách yêu cầu xin nghỉ ngày/ nghỉ ca của nhân viên sẽ hiển thị tại Danh sách yêu cầu chờ duyệt. Bạn có thể phê duyệt: đồng ý hoặc từ chối yêu cầu xin nghỉ của nhân viên.
- Trong trường hợp yêu cầu xin nghỉ đã được phê duyệt mà nhân viên muốn hủy yêu cầu xin nghỉ đó, bạn có thể xóa yêu cầu xin nghỉ của nhân viên bằng logo màu đỏ hình thùng rác.
C. Ngày nghỉ còn lại
Bạn sẽ quản lý được số ngày phép đã dùng và còn lại của nhân viên trên toàn công ty. Bạn có thể lọc theo điểm bán hàng/ theo loại ngày nghỉ và thời gian.