Có 2 cách để khai báo tài khoản nhân viên:
Cách 1: Gửi lời mời làm việc cho nhân viên
Nhân viên sẽ chủ động đăng ký tài khoản, khai báo hồ sơ cá nhân sau đó quét mã lời mời để bắt đầu vào làm việc. Cách làm này sẽ áp dụng được cho các bạn nhân viên đã hoặc chưa đăng ký tài khoản trên hệ thống iPOS HRM. Thao tác trên ứng dụng như sau:
Phiên bản Web
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Nhân viên → Mời nhân viên → Thêm mới
Bước 2: Có 2 kiểu tạo lời mời là thêm thủ công hoặc tải lên file excel.
Kiểu 1: Thêm thủ công
Bước 1: Điền đầy đủ thông tin lời mời làm việc:
- Họ tên/ Email/SĐT/Điểm bán hàng/Bộ phận/Chức Danh/Level
- Ngày gia nhập: Là ngày nhân viên bắt đầu làm việc tại công ty, hệ thống sẽ sử dụng để tính thâm niên.
- Hình thức lương: Có 2 hình thức lương là Toàn thời gian (tính theo tháng) và Bán thời gian (tính theo giờ). Bạn cần chọn đúng hình thức tính lương để cuối tháng hệ thống sẽ dựa vào hình thức này để ra lương cho nhân viên
- Mức lương: Dựa theo hình thức lương mà điền số lương chuẩn của cả tháng hoặc theo từng giờ làm việc của nhân viên.
- Lương KPI = Lương biến đổi: hệ số đánh giá từ công ty x lương KPI. Nếu công ty bạn không có loại lương này thì để trống.
Lương KPI sẽ tính theo hình thức lương, cách tính như sau:
* Toàn thời gian: hệ số đánh giá từ công ty x lương KPI
* Bán thời gian: hệ số đánh giá từ công ty x số giờ làm việc thực tế x lương KPI
- Nếu nhân viên được thêm mới là nhân viên thử việc, vui lòng bật tính năng Nhân viên thử việc:
6.1. Loại thử việc:
– Thử việc theo khoảng thời gian: Thời gian gian thử việc được tính từ thời điểm nhân viên bắt đầu vào làm việc cho đến thời gian kết thúc thử việc mà bạn cấu hình.
– Thử việc theo ngày làm việc thực tế: Một ngày làm việc thực tế được tính = 1 ngày mà nhân viên có một ca làm hoàn thành (thực hiện chấm công đủ check-in, check-out). Số ngày làm việc thực tế mà bạn điền tại đây chính là thời gian thử việc của nhân viên.
– Thử việc theo giờ: Thời gian gian thử việc được tính từ thời điểm nhân viên bắt đầu vào làm việc cho đến khi đạt đủ số giờ mà bạn quy định. (Tổng số giờ làm việc được cộng dồn trong thời gian làm việc)
6.2. Kiểu tính lương thử việc:
– Mức lương thử việc: Mức lương nhân viên được tính trong thời gian thử việc sau khi kết thúc thời gian thử việc sẽ trở thành mức lương chính thức
– Phần trăm lương chính thức: Mức lương trong thời gian thử việc sẽ bằng bao nhiêu phần trăm của mức lương chính thức ( mặc định mức lương chính thức là 100% ) sau khi kết thúc thời gian thử việc sẽ trở thành mức lương chính thức
6.3. Tự động hoàn thành thử việc: Đến ngày kết thúc thử việc người phụ trách sẽ nhận được thông báo và phải đánh giá nhân viên thử việc. Nếu bạn muốn nhân viên tự động qua thử việc khi đạt điều kiện thử việc, bật tính năng Tự động hoàn thành thử việc.
Bước 2: Chọn Gửi lời mời để hoàn thành công việc. Lặp lại thao tác này với các bạn nhân viên khác trên hệ thống.
Bước 3: Sau đó một email Lời mời làm việc sẽ được gửi đến email của nhân viên. Nhân viên của bạn chỉ cần kiểm tra email và làm theo hướng dẫn trong email. Hãy báo với nhân viên của mình kiểm tra email nhé.
1. Tải ứng dụng HRM nhân viên về điện thoại.
2. Đăng ký tài khoản.
3. Khai báo hồ sơ cá nhân.
4. Quét mã QR ( có thông tin lời mời làm việc ) hoặc nhập mã thay thế nếu mở email trên điện thoại.
5. Chờ hồ sơ được chuyển đến bộ phận phụ trách ( Chủ thương hiệu, quản lý điểm bán hàng, quản lý nhân sự) để chờ phê duyệt.
Hướng dẫn đăng ký tài khoản nhân viên
Bước 4: Cuối cùng, khi nhân viên hoàn thiện hồ sơ việc của bạn là cần phê duyệt trong màn Chờ phê duyệt → Nhân viên mới. Khi bạn phê duyệt hồ sơ, nhân viên sẽ chính thức vào làm việc.
Kiểu 2: Thêm từ file excel
Cách này sử dụng khi số lượng nhân viên cần gửi lời mời của bạn có số lượng lớn, thường dùng khi khai báo danh sách nhân viên ban đầu.Tuy nhiên cách làm này chỉ áp dụng với nhân viên chính thức. Thao tác trên hệ thống như sau:
Bước 1: Chọn Thêm từ file excel → Tải file excel mẫu
Bước 2: Điền thông tin chuẩn theo mẫu ở file excel → Lưu lại file vừa tạo. Danh sách bộ phận chúng tôi để ở sheet thứ 2 – department.
1. Họ tên ứng viên
2. Email
3. Số điện thoại
4. Ngày gia nhập: để hệ thống tính thâm niên, điền theo định dạng mẫu
5. Bộ phận: Danh sách bộ phận của công ty bạn chúng tôi để ở sheet 2, vui lòng copy/paste hoặc điền đúng tên như đã khai báo trên hệ thống.
6. Chức danh: Nhân viên
7. Level: điền theo danh sách level khai báo trên hệ thống hoặc để trống nếu không có
8. Hình thức: Điền text PARTIME hoặc FULLTIME – tương ứng hình thức làm việc bán thời gian / toàn thời gian.
9. Mức lương: Điền dạng số.
10. Mức lương KPI: Điền dạng số
Lương KPI = Lương biến đổi: hệ số đánh giá từ công ty x lương KPI. Nếu công ty bạn không có loại lương này thì để trống.
Lương KPI sẽ tính theo hình thức lương, cách tính như sau:
* Toàn thời gian: hệ số đánh giá từ công ty x lương KPI
* Bán thời gian: hệ số đánh giá từ công ty x số giờ làm việc thực tế x lương KPI
Bước 3: Tải file excel → Chọn thêm lời mời
Bước 4: Tải file excel → Chọn thêm lời mời để hoàn thành công việc. Sau đó, hệ thống sẽ gửi lời mời làm việc với thông tin bạn vừa khai báo tới email nhân viên. Bạn cần báo nhân viên kiểm tra email và làm theo hướng dẫn như Cách gửi lời mời trực tiếp tôi có hướng dẫn phía trên.
Phiên bản App
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Nhân viên → Mời nhân viên → Thêm mới
- Họ tên/ Email/SĐT/Điểm bán hàng/Bộ phận/Chức Danh/Level
- Ngày gia nhập: Là ngày nhân viên bắt đầu làm việc tại công ty, hệ thống sẽ sử dụng để tính thâm niên.
- Hình thức lương: Có 2 hình thức lương là Toàn thời gian (tính theo tháng) và Bán thời gian (tính theo giờ). Bạn cần chọn đúng hình thức tính lương để cuối tháng hệ thống sẽ dựa vào hình thức này để ra lương cho nhân viên
- Mức lương: Dựa theo hình thức lương mà điền số lương chuẩn của cả tháng hoặc theo từng giờ làm việc của nhân viên.
- Lương KPI = Lương biến đổi: hệ số đánh giá từ công ty x lương KPI. Nếu công ty bạn không có loại lương này thì để trống.
Lương KPI sẽ tính theo hình thức lương, cách tính như sau:
* Toàn thời gian: hệ số đánh giá từ công ty x lương KPI
* Bán thời gian: hệ số đánh giá từ công ty x số giờ làm việc thực tế x lương KPI
- Nếu nhân viên được thêm mới là nhân viên thử việc, vui lòng bật tính năng Nhân viên thử việc:
6.1. Loại thử việc:
– Thử việc theo khoảng thời gian: Thời gian gian thử việc được tính từ thời điểm nhân viên bắt đầu vào làm việc cho đến thời gian kết thúc thử việc mà bạn cấu hình.
– Thử việc theo ngày làm việc thực tế: Một ngày làm việc thực tế được tính = 1 ngày mà nhân viên có một ca làm hoàn thành (thực hiện chấm công đủ check-in, check-out). Số ngày làm việc thực tế mà bạn điền tại đây chính là thời gian thử việc của nhân viên.
– Thử việc theo giờ: Thời gian gian thử việc được tính từ thời điểm nhân viên bắt đầu vào làm việc cho đến khi đạt đủ số giờ mà bạn quy định. (Tổng số giờ làm việc được cộng dồn trong thời gian làm việc)
6.2. Kiểu tính lương thử việc:
– Mức lương thử việc: Mức lương nhân viên được tính trong thời gian thử việc sau khi kết thúc thời gian thử việc sẽ trở thành mức lương chính thức
– Phần trăm lương chính thức: Mức lương trong thời gian thử việc sẽ bằng bao nhiêu phần trăm của mức lương chính thức ( mặc định mức lương chính thức là 100% ) sau khi kết thúc thời gian thử việc sẽ trở thành mức lương chính thức
6.3. Tự động hoàn thành thử việc: Đến ngày kết thúc thử việc người phụ trách sẽ nhận được thông báo và phải đánh giá nhân viên thử việc. Nếu bạn muốn nhân viên tự động qua thử việc khi đạt điều kiện thử việc, bật tính năng Tự động hoàn thành thử việc.
Bước 2: Chọn Gửi lời mời để hoàn thành công việc. Lặp lại thao tác này với các bạn nhân viên khác trên hệ thống.
Bước 3: Sau đó một email Lời mời làm việc sẽ được gửi đến email của nhân viên. Nhân viên của bạn chỉ cần kiểm tra email và làm theo hướng dẫn trong email. Hãy báo với nhân viên của mình kiểm tra email nhé.
1. Tải ứng dụng HRM nhân viên về điện thoại.
2. Đăng ký tài khoản.
3. Khai báo hồ sơ cá nhân.
4. Quét mã QR ( có thông tin lời mời làm việc ) hoặc nhập mã thay thế nếu mở email trên điện thoại.
5. Chờ hồ sơ được chuyển đến bộ phận phụ trách ( Chủ thương hiệu, quản lý điểm bán hàng, quản lý nhân sự) để chờ phê duyệt.
Hướng dẫn đăng ký tài khoản nhân viên
Bước 4: Cuối cùng, khi nhân viên hoàn thiện hồ sơ việc của bạn là cần phê duyệt trong màn Chờ phê duyệt → Nhân viên mới. Khi bạn phê duyệt hồ sơ, nhân viên sẽ chính thức vào làm việc.
Cách 2: Khai báo trực tiếp thông tin nhân viên
Bạn sẽ phụ trách khai báo toàn bộ thông tin hồ sơ nhân viên trên hệ thống. Sau khi lưu thông tin thành công, hệ thống sẽ gửi thông tin đăng nhập qua email của nhân viên mà bạn khai báo. (bao gồm tài khoản và mật khẩu đăng nhập)
Cách làm này chỉ có thể áp dụng được cho các bạn nhân viên chưa đăng ký tài khoản trên hệ thống iPOS HRM trước đó. Nếu nhân viên đã đăng ký tài khoản trên hệ thống iPOS HRM rồi thì người phụ trách sẽ không thể thêm trưc tiếp được nữa mà phải thêm thông tin nhân viên bằng Gửi lời mời làm việc cho nhân viên.
Phiên bản App
Bước 1: Tại màn tác vụ chọn Danh sách nhân viên
Bước 2: Chọn vào dấu cộng để thêm nhân viên chính thức hoặc nhân viên thử việc
- Họ tên/ Email/SĐT/Điểm bán hàng/Bộ phận/Chức Danh/Level/Mã nhân viên
- Ngày gia nhập: Là ngày nhân viên bắt đầu làm việc tại công ty, hệ thống sẽ sử dụng để tính thâm niên.
- Hình thức lương: Có 2 hình thức lương là Toàn thời gian (tính theo tháng) và Bán thời gian (tính theo giờ). Bạn cần chọn đúng hình thức tính lương để cuối tháng hệ thống sẽ dựa vào hình thức này để ra lương cho nhân viên
- Mức lương: Dựa theo hình thức lương mà điền số lương chuẩn của cả tháng hoặc theo từng giờ làm việc của nhân viên.
- Lương KPI = Lương biến đổi: hệ số đánh giá từ công ty x lương KPI. Nếu công ty bạn không có loại lương này thì để trống.
Lương KPI sẽ tính theo hình thức lương, cách tính như sau:
* Toàn thời gian: hệ số đánh giá từ công ty x lương KPI
* Bán thời gian: hệ số đánh giá từ công ty x số giờ làm việc thực tế x lương KPI
- Nếu nhân viên được thêm mới là nhân viên thử việc. Bạn sẽ cần điền các thông tin sau đây:
6.1. Loại thử việc:
– Thử việc theo khoảng thời gian: Thời gian gian thử việc được tính từ thời điểm nhân viên bắt đầu vào làm việc cho đến thời gian kết thúc thử việc mà bạn cấu hình.
– Thử việc theo ngày làm việc thực tế: Một ngày làm việc thực tế được tính = 1 ngày mà nhân viên có một ca làm hoàn thành (thực hiện chấm công đủ check-in, check-out). Số ngày làm việc thực tế mà bạn điền tại đây chính là thời gian thử việc của nhân viên.
– Thử việc theo giờ: Thời gian gian thử việc được tính từ thời điểm nhân viên bắt đầu vào làm việc cho đến khi đạt đủ số giờ mà bạn quy định. (Tổng số giờ làm việc được cộng dồn trong thời gian làm việc)
6.2. Kiểu tính lương thử việc:
– Mức lương thử việc: Mức lương nhân viên được tính trong thời gian thử việc sau khi kết thúc thời gian thử việc sẽ trở thành mức lương chính thức
– Phần trăm lương chính thức: Mức lương trong thời gian thử việc sẽ bằng bao nhiêu phần trăm của mức lương chính thức ( mặc định mức lương chính thức là 100% ) sau khi kết thúc thời gian thử việc sẽ trở thành mức lương chính thức
6.3. Tự động hoàn thành thử việc: Đến ngày kết thúc thử việc người phụ trách sẽ nhận được thông báo và phải đánh giá nhân viên thử việc. Nếu bạn muốn nhân viên tự động qua thử việc khi đạt điều kiện thử việc, bật tính năng Tự động hoàn thành thử việc.
7. Chỗ ở hiện tại: điền thông tin nơi sinh sống của nhân viên
8. Thông tin ngân hàng: Chọn ngân hàng + điền STK → bấm vào logo kính lúp để check thông tin chủ tài khoản xem đã chính xác chưa. Tại màn bảng lương, hệ thống sẽ sử dụng thông tin ngân hàng mà bạn khai báo tại đây để gen ra mã QR thanh toán lương cho nhân viên.
9. Căn cước công dân dạng số + Update hình ảnh CCCD.
Bước 3: Khai báo đầy đủ thông tin nhân sự và chọn Xác nhận để thêm mới nhân viên
Bước 4: Sau khi khai báo thành công, hệ thống sẽ gửi mail hướng dẫn đăng nhập và thông tin tài khoản đến email của nhân viên. Bạn vui lòng nhắc nhở nhân viên kiểm tra email và làm theo hướng dẫn đăng nhập của hệ thống.
Phiên bản Web
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Danh sách nhân viên → Thêm mới → Chọn thêm mới Nhân viên chính thức/thử việc hoặc thêm từ Excel.
Lưu ý: Với cách thêm từ Excel chỉ có thể thêm nhân viên chính thức.
Bước 2.1: Đối với cách thêm nhân viên trực tiếp → Khai báo đầy đủ thông tin nhân viên và chọn Lưu lại để hoàn thành công việc.
- Họ tên/ Email/SĐT/Điểm bán hàng/Bộ phận/Chức Danh/Level/Mã nhân viên
- Ngày gia nhập: Là ngày nhân viên bắt đầu làm việc tại công ty, hệ thống sẽ sử dụng để tính thâm niên.
- Hình thức lương: Có 2 hình thức lương là Toàn thời gian (tính theo tháng) và Bán thời gian (tính theo giờ). Bạn cần chọn đúng hình thức tính lương để cuối tháng hệ thống sẽ dựa vào hình thức này để ra lương cho nhân viên
- Mức lương: Dựa theo hình thức lương mà điền số lương chuẩn của cả tháng hoặc theo từng giờ làm việc của nhân viên.
- Lương KPI = Lương biến đổi: hệ số đánh giá từ công ty x lương KPI. Nếu công ty bạn không có loại lương này thì để trống.
Lương KPI sẽ tính theo hình thức lương, cách tính như sau:
* Toàn thời gian: hệ số đánh giá từ công ty x lương KPI
* Bán thời gian: hệ số đánh giá từ công ty x số giờ làm việc thực tế x lương KPI
- Nếu nhân viên được thêm mới là nhân viên thử việc. Bạn sẽ cần điền các thông tin sau đây:
6.1. Loại thử việc:
– Thử việc theo khoảng thời gian: Thời gian gian thử việc được tính từ thời điểm nhân viên bắt đầu vào làm việc cho đến thời gian kết thúc thử việc mà bạn cấu hình.
– Thử việc theo ngày làm việc thực tế: Một ngày làm việc thực tế được tính = 1 ngày mà nhân viên có một ca làm hoàn thành (thực hiện chấm công đủ check-in, check-out). Số ngày làm việc thực tế mà bạn điền tại đây chính là thời gian thử việc của nhân viên.
– Thử việc theo giờ: Thời gian gian thử việc được tính từ thời điểm nhân viên bắt đầu vào làm việc cho đến khi đạt đủ số giờ mà bạn quy định. (Tổng số giờ làm việc được cộng dồn trong thời gian làm việc)
6.2. Kiểu tính lương thử việc:
– Mức lương thử việc: Mức lương nhân viên được tính trong thời gian thử việc sau khi kết thúc thời gian thử việc sẽ trở thành mức lương chính thức
– Phần trăm lương chính thức: Mức lương trong thời gian thử việc sẽ bằng bao nhiêu phần trăm của mức lương chính thức ( mặc định mức lương chính thức là 100% ) sau khi kết thúc thời gian thử việc sẽ trở thành mức lương chính thức
6.3. Tự động hoàn thành thử việc: Đến ngày kết thúc thử việc người phụ trách sẽ nhận được thông báo và phải đánh giá nhân viên thử việc. Nếu bạn muốn nhân viên tự động qua thử việc khi đạt điều kiện thử việc, bật tính năng Tự động hoàn thành thử việc.
7. Chỗ ở hiện tại: điền thông tin nơi sinh sống của nhân viên
8. Thông tin ngân hàng: Chọn ngân hàng + điền STK → bấm vào logo kính lúp để check thông tin chủ tài khoản xem đã chính xác chưa. Tại màn bảng lương, hệ thống sẽ sử dụng thông tin ngân hàng mà bạn khai báo tại đây để gen ra mã QR thanh toán lương cho nhân viên.
9. Căn cước công dân dạng số + Update hình ảnh CCCD.
Bước 2.2: Đối với cách thêm thông tin nhân viên từ file Excel, bạn cần điền đầy đủ thông tin như file mẫu.
1. Họ tên ứng viên
2. Email
3. Số điện thoại
4. Ngày gia nhập: để hệ thống tính thâm niên, điền theo định dạng mẫu
5. Bộ phận: Danh sách bộ phận của công ty bạn chúng tôi để ở sheet 2, vui lòng copy/paste hoặc điền đúng tên như đã khai báo trên hệ thống.
6. Chức danh: Nhân viên
7. Level: điền theo danh sách level khai báo trên hệ thống, ở sheet Level hoặc để trống nếu không có
8. Hình thức: Điền text PARTIME hoặc FULLTIME – tương ứng hình thức làm việc bán thời gian / toàn thời gian.
9. Mức lương: Điền dạng số.
10. Mức lương KPI: Điền dạng số
Lương KPI = Lương biến đổi: hệ số đánh giá từ công ty x lương KPI. Nếu công ty bạn không có loại lương này thì để trống.
Lương KPI sẽ tính theo hình thức lương, cách tính như sau:
* Toàn thời gian: hệ số đánh giá từ công ty x lương KPI
* Bán thời gian: hệ số đánh giá từ công ty x số giờ làm việc thực tế x lương KPI
11. Số CCCD: điền dạng số
12. Sinh nhật
Bước 3: Sau khi khai báo thành công, hệ thống sẽ gửi mail hướng dẫn đăng nhập và thông tin tài khoản đến email của nhân viên. Bạn vui lòng nhắc nhở nhân viên kiểm tra email và làm theo hướng dẫn đăng nhập của hệ thống.