Hợp đồng lao động là tài liệu pháp lý chính giữa công ty ( người sử dụng lao động) và nhân viên ( người lao động), nhằm xác lập quan hệ lao động, quy định lương và chế độ. Phụ lục hợp đồng là tài liệu bổ sung hoặc điều chỉnh hợp đồng gốc mà không cần ký lại hợp đồng mới. Việc quản lý hợp đồng và phụ lục giúp lưu trữ tập trung, theo dõi lịch sử thay đổi, đảm bảo tính pháp lý minh bạch, giảm sai sót và rủi ro trong quản trị nhân sự.
Khi sử dụng tính năng HĐLĐ trên HRM, ngoài lưu trữ, hệ thống còn theo dõi thời hạn, cảnh báo sắp hết hạn và nhắc gia hạn kịp thời, giúp công ty bạn chủ động quản lý và hạn chế rủi ro.
A. Mẫu hợp đồng, phụ lục
Khách hàng cần khai báo và thiết lập sẵn các mẫu hợp đồng, phụ lục trên hệ thống để áp dụng thống nhất, giúp tạo nhanh, hạn chế sai sót và dễ dàng quản lý trong quá trình sử dụng. HRM đã có sẵn các mẫu hợp đồng và phụ lục để anh chị tham khảo. Cách khai báo và chỉnh sửa mẫu hợp đồng, phụ lục như sau:
Phiên bản Web
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Hợp đồng → Chọn Mẫu hợp đồng phụ lục. Tại đây, hệ thống HRM đã sinh ra các mẫu hợp đồng và phụ lục theo quy chuẩn chung.
Bước 2: Bạn có thể tạo mới xem trước, chỉnh sửa, sao chép hoặc xóa các mẫu HĐ/PL này dựa vào các nút thêm sửa xóa như hình. Nếu muốn sửa lại Mẫu hợp đồng mặc định của hệ thống bạn chọn vào nút hình chiếc bút.
1. Chỉnh sửa mẫu hợp đồng mặc định sinh ra từ hệ thống
Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa nội dung trong mẫu hợp đồng bao gồm: Tên mẫu, Loại hợp đồng ( phân loại hợp đồng theo tính chất, mục đích hoặc thời hạn) và Nội dung của hợp đồng. Mỗi khi bạn gắn hợp đồng cho một nhân viên, các biến # bên góc phải màn hình sẽ là các thông tin được hệ thống tự đồng điền vào hợp đồng, dựa trên các thông tin của nhân viên mà bạn đã khai báo. Sau khi chỉnh sửa mẫu hợp đồng xong, bạn chọn Lưu để hoàn thành công việc.
Lưu ý: Phần mã hợp đồng bạn chỉ cần điền tiền tố bên bạn cần ví dụ Số: IPOSVN #contract_code, IPOSVN là tiền tố do bạn tự điền còn mã HĐ phần mềm sẽ tự sinh ra theo thứ tự 0001/2026 ( số thứ tự/ năm ký hợp đồng).
2. Tạo mẫu hợp đồng mới
– Chọn Thêm mới ở góc trái màn hình để thêm mới mẫu hợp đồng hoặc thêm mới phụ lục hợp đồng dành riêng cho công ty bạn.
– Điền đầy đủ các thông tin yêu cầu trong form của Mẫu hợp đồng/ Phụ lục:
+ Tên mẫu hợp đồng: Điền tên mẫu riêng của công ty bạn
+ Loại hợp đồng: phân loại hợp đồng theo tính chất, mục đích hoặc thời hạn. Bạn chọn loại hợp đồng phù hợp với quy chế công ty bạn.
+ Bạn có thể chọn các mẫu hợp đồng của HRM sau đó chỉnh sửa theo nội dung hợp với công ty bạn. Lưu ý phải chọn các biến # bên góc phải màn hình sẽ là các thông tin được hệ thống tự đồng điền vào hợp đồng, dựa trên các thông tin của nhân viên mà bạn đã khai báo. Do đó khi khai báo mẫu mới, bạn cần điền các biến này vào các ô thông tin liên quan.
+ Sau đó chọn Lưu để hoàn thành công việc.
Phiên bản APP
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Hợp đồng → Chọn Mẫu hợp đồng phụ lục. Tại đây, hệ thống HRM đã sinh ra các mẫu hợp đồng và phụ lục theo quy chuẩn chung.
1. Chỉnh sửa mẫu hợp đồng mặc định sinh ra từ hệ thống: Chọn vào mẫu bạn muốn sửa/ sao chép. Chọn tác vụ mà bạn muốn thực hiện.
Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa nội dung trong mẫu hợp đồng bao gồm: Tên mẫu, Loại hợp đồng ( phân loại hợp đồng theo tính chất, mục đích hoặc thời hạn) và Nội dung của hợp đồng. Mỗi khi bạn gắn hợp đồng cho một nhân viên, các biến # bên góc phải màn hình sẽ là các thông tin được hệ thống tự đồng điền vào hợp đồng, dựa trên các thông tin của nhân viên mà bạn đã khai báo. Sau khi chỉnh sửa mẫu hợp đồng xong, bạn chọn Lưu để hoàn thành công việc.
Lưu ý: Phần mã hợp đồng bạn chỉ cần điền tiền tố bên bạn cần ví dụ Số: IPOSVN #contract_code, IPOSVN là tiền tố do bạn tự điền còn mã HĐ phần mềm sẽ tự sinh ra theo thứ tự 0001/2026 ( số thứ tự/ năm ký hợp đồng).
2. Tạo mẫu hợp đồng mới
– Chọn Thêm mới ở góc trái màn hình để thêm mới mẫu hợp đồng hoặc thêm mới phụ lục hợp đồng dành riêng cho công ty bạn.
– Điền đầy đủ các thông tin yêu cầu trong form của Mẫu hợp đồng/ Phụ lục:
+ Tên mẫu hợp đồng: Điền tên mẫu riêng của công ty bạn
+ Loại hợp đồng: phân loại hợp đồng theo tính chất, mục đích hoặc thời hạn. Bạn chọn loại hợp đồng phù hợp với quy chế công ty bạn.
+ Bạn có thể chọn các mẫu hợp đồng của HRM sau đó chỉnh sửa theo nội dung hợp với công ty bạn. Lưu ý: phải điền các biến # giống như trong mẫu hợp đồng. Đó sẽ là các thông tin được hệ thống tự đồng điền vào hợp đồng, dựa trên các thông tin của nhân viên mà bạn đã khai báo. Khi khai báo mẫu mới, bạn cần điền các biến này vào các ô thông tin liên quan.
+ Sau đó chọn Lưu để hoàn thành công việc.
B. Thêm và Quản lý hợp đồng và phụ lục.
I. Thêm hợp đồng và phụ lục hợp đồng cho nhân viên.
Phiên bản Web
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Hợp đồng → Hợp đồng lao động.
Bước 2: Gắn hợp đồng/ Phụ lục hợp đồng cho nhân viên bằng 2 cách:
Cách 1: Thêm thủ công bằng cách chọn nhân viên bạn muốn thêm hợp đồng lao động/ Phụ lục hợp đồng.
- Thêm hợp đồng: Chọn loại hợp đồng và mẫu hợp đồng bạn muốn thêm cho nhân viên.
→ Hợp đồng thử việc: Có thời hạn không quá 3 tháng theo luật lao động.
→ Ngày ký trên hợp đồng phải trước ngày bắt đầu hợp đồng = hợp đồng có hiệu lực
→ Có thể chọn nút xem trước để check lại các thông tin trên hợp đồng, sau đó bạn có thể chọn xác nhận để hoàn thành công việc.
- Ký hợp đồng: để xem hợp đồng đã có hiệu lực chưa. Khi ở trạng thái đã ký, hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý. Khi đó, thông tin trên hợp đồng sẽ không thể thay đổi được. Thao tác như sau:→ Chọn vào icon để chọn ký hợp đồng
→ Đính kèm bản cứng đã ký để lưu trữ ( có hoặc không) → Xác nhận để hoàn thành việc ký hợp đồng.
- Gia hạn hợp đồng: khi gia hạn hợp đồng, trạng thái ký sẽ bị hủy bỏ và bạn sẽ cần ký lại hợp đồng mới.
- Đính kèm : File đính kèm khi ký sẽ hiển thị tại đây, bạn có thể đính kèm thêm các văn bản liên quan nếu muốn.
- Tạo phụ lục hợp đồng: Phụ lục hợp đồng là tài liệu đi kèm hợp đồng chính, dùng để bổ sung, sửa đổi hoặc làm rõ nội dung của hợp đồng mà không cần ký lại hợp đồng mới. Bạn thao tác đính kèm như sau:
→ Chọn nhân viên muốn thêm phụ lục, chọn vào icon tạo phụ lục
→ Thêm phụ lục theo quy chế của công ty bạn bằng các mẫu phụ lục bạn đã tạo trước đó. Điền đầy đủ thời hạn phụ lục, ngày bắt đầu phụ lục vv. Sau đó bấm Xác nhận để hoàn thành công việc.
Lưu ý: Ngày ký sẽ phải trước ngày bắt đầu phụ lục hợp đồng có hiệu lực.
Cách 2: Thêm hợp đồng, phụ lục hợp đồng cho nhiều nhân viên một lúc bằng cách import file excel.
- Chọn Thêm từ Excel, sau đó chọn chi nhánh và tải tệp mẫu. Thao tác tương tự với thêm phụ lục hợp đồng.
+ Mẫu hợp đồng: Bạn có thể chọn các mẫu mà chúng tôi đã show sẵn tại cột Mẫu.
+ Thời hạn hợp đồng: Để định dạng số. Ví dụ: 5 = 5 tháng đối với các loại hợp đồng xác định thời hạn.
Lưu ý: Ngoài loại hợp đồng không xác định thời gian ra, các loại hợp đồng khác yêu cầu phải điền thời hạn hợp đồng. - Ngày bắt đầu hợp đồng: Sẽ theo định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: 12/10/2026.
- Ngày ký trên hợp đồng: Phải trước ngày bắt đầu hợp đồng = hợp đồng có hiệu lực
- Trạng thái ký: Đã ký/ Chưa ký. ( Nếu đã ký sẽ không thể thay đổi các thông tin trong hợp đồng nữa)
- Sau khi sửa xong file, chọn tải tệp lên → Chọn tiếp tục → Nếu file hợp lệ chọn Thêm để hoàn thành công việc.
Phiên bản App
Bước 1: Trên thanh tác vụ chọn Hợp đồng → Hợp đồng lao động.
Bước 2: Gắn hợp đồng/ Phụ lục hợp đồng cho nhân viên
- Thêm hợp đồng: Chọn loại hợp đồng và mẫu hợp đồng bạn muốn thêm cho nhân viên.
→ Hợp đồng thử việc: Có thời hạn không quá 3 tháng theo luật lao động.
→ Ngày ký trên hợp đồng phải trước ngày bắt đầu hợp đồng = hợp đồng có hiệu lực
→ Có thể chọn nút xem trước để check lại các thông tin trên hợp đồng, sau đó bạn có thể chọn xác nhận để hoàn thành công việc.
- Ký hợp đồng: để xem hợp đồng đã có hiệu lực chưa. Khi ở trạng thái đã ký, hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý. Khi đó, thông tin trên hợp đồng sẽ không thể thay đổi được. Thao tác như sau:→ Chọn vào icon để chọn ký hợp đồng
→ Đính kèm bản cứng đã ký để lưu trữ ( có hoặc không) → Xác nhận để hoàn thành việc ký hợp đồng.
- Đính kèm : File đính kèm khi ký sẽ hiển thị tại đây, bạn có thể đính kèm thêm các văn bản liên quan nếu muốn.
- Gia hạn hợp đồng: khi gia hạn hợp đồng, trạng thái ký sẽ bị hủy bỏ và bạn sẽ cần ký lại hợp đồng mới.
- Tạo phụ lục hợp đồng: Phụ lục hợp đồng là tài liệu đi kèm hợp đồng chính, dùng để bổ sung, sửa đổi hoặc làm rõ nội dung của hợp đồng mà không cần ký lại hợp đồng mới. Bạn thao tác đính kèm như sau:
→ Chọn nhân viên muốn thêm phụ lục, chọn vào icon tạo phụ lục
II. Quản lý hợp đồng và phụ lục.
- Toàn bộ danh sách nhân viên và trạng thái hợp đồng của họ sẽ hiển thị tại màn Hợp đồng lao động với các trạng thái liên quan.
- Khi hợp đồng còn hiệu lực <30 ngày → chuyển sang trạng thái Sắp hết hạn. Hệ thống sẽ gửi thông báo nhắc nhở tới các chức danh liên quan để gia hạn hợp đồng.
- Khi gia hạn hợp đồng, trạng thái ký sẽ mất hiệu lực và phải ký lại. Khi gia hạn thao tác tương tự lúc tạo hợp đồng mới.
- Khi một hợp đồng hết hạn hoặc chấm dứt trước hạn. Có thể tạo thêm/tạo lại các hợp đồng khác nếu tái ký với nhân viên đó.